Mẫu đơn xin thị thực Schengen là một trong những giấy tờ quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin visa đến các quốc gia thuộc khu vực Schengen. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn khi khai thông tin do biểu mẫu có nhiều mục liên quan đến nhân thân, lịch trình, nơi lưu trú, công việc và tài chính. Trong bài viết dưới đây, Visalinks sẽ hướng dẫn điền mẫu đơn xin thị thực Schengen chi tiết theo từng phần, đồng thời chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp bạn hạn chế sai sót và hoàn thiện hồ sơ đúng yêu cầu.
Mẫu đơn xin thị thực Schengen là gì?
Mẫu đơn xin thị thực Schengen là biểu mẫu khai thông tin được sử dụng khi người nước ngoài nộp hồ sơ xin visa Schengen. Đây là giấy tờ quan trọng giúp cơ quan lãnh sự tiếp nhận các thông tin về người xin visa, mục đích chuyến đi, lịch trình, nơi lưu trú, công việc, tài chính và các nội dung liên quan đến hành trình. Những thông tin được khai trong đơn sẽ được đối chiếu với các giấy tờ khác trong hồ sơ để đánh giá tính phù hợp của chuyến đi.
Khi điền mẫu đơn xin visa Schengen, người nộp hồ sơ cần sử dụng ngôn ngữ được cơ quan tiếp nhận chấp thuận, thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia nơi nộp hồ sơ. Với người Việt Nam, bạn nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan lãnh sự hoặc trung tâm tiếp nhận trước khi khai đơn để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp. Việc hiểu rõ ý nghĩa từng mục sẽ giúp bạn hạn chế sai sót và tránh tình trạng thông tin trong đơn không khớp với hồ sơ.
Cần điền mẫu đơn xin thị thực Schengen khi chuẩn bị hồ sơ visa
Cần chuẩn bị gì trước khi điền mẫu đơn xin visa Schengen?
Trước khi bắt đầu điền mẫu đơn xin thị thực Schengen, bạn nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ và thông tin liên quan đến nhân thân, công việc, chuyến đi, tài chính và lịch sử visa. Việc có đầy đủ dữ liệu cần thiết giúp quá trình khai đơn thuận tiện hơn, đồng thời hạn chế tình trạng thông tin trong đơn không thống nhất với các giấy tờ trong hồ sơ.
- Giấy tờ cá nhân: Chuẩn bị hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với yêu cầu xin visa, CCCD/CMND và giấy khai sinh nếu cần đối chiếu thông tin như họ tên khai sinh.
- Thông tin công việc: Ghi lại chính xác tên công ty hoặc trường học, địa chỉ, số điện thoại và chức danh hiện tại. Nếu biểu mẫu yêu cầu khai bằng tiếng Anh, bạn nên chuẩn bị trước cách viết thống nhất với các giấy tờ chứng minh công việc.
- Thông tin chuyến đi: Chuẩn bị lịch trình dự kiến, thông tin chuyến bay, nơi lưu trú và địa chỉ khách sạn. Bạn cũng nên xác định rõ ngày nhập cảnh, ngày xuất cảnh và tổng thời gian lưu trú để khai chính xác trong đơn.
- Lịch sử visa: Nếu từng được cấp visa Schengen, hãy chuẩn bị thông tin về visa trước đó. Trường hợp đã từng cung cấp sinh trắc học, bạn nên kiểm tra lại thời điểm thực hiện để điền thông tin khi biểu mẫu yêu cầu.
- Thông tin tài chính: Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến khả năng chi trả cho chuyến đi, chẳng hạn sao kê tài khoản ngân hàng và thông tin của người chi trả hoặc bảo lãnh nếu có.
- Thông tin người mời: Nếu chuyến đi nhằm mục đích thăm thân hoặc thăm bạn bè, bạn cần có họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email và mối quan hệ với người mời. Thư mời và các giấy tờ liên quan cũng nên được chuẩn bị trước nếu thuộc trường hợp cần cung cấp.
Giấy tờ cần chuẩn bị trước khi điền mẫu đơn xin visa Schengen
Hướng dẫn điền đơn xin visa Schengen chi tiết từng mục
Để hoàn thiện mẫu đơn xin thị thực Schengen chính xác, bạn nên đọc kỹ nội dung từng mục trước khi bắt đầu khai. Thông tin trong đơn cần thống nhất với hộ chiếu, giấy tờ cá nhân, lịch trình, nơi lưu trú và các tài liệu chứng minh đi kèm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng trang của biểu mẫu để bạn dễ đối chiếu khi thực hiện.
Trang 1: Thông tin cá nhân cơ bản
Trang đầu tiên của mẫu đơn xin thị thực Schengen tập trung vào các thông tin nhận dạng của người xin visa, giấy tờ đi lại, địa chỉ cư trú và nghề nghiệp. Khi điền, bạn nên mở hộ chiếu bên cạnh để kiểm tra chính xác từng thông tin thay vì ghi theo trí nhớ. Nếu có sự khác biệt giữa thông tin trong đơn và giấy tờ gốc, hồ sơ có thể phải giải trình hoặc bổ sung.
Thông tin cá nhân và giấy tờ tùy thân
- Surname (Family name): Điền họ của bạn đúng như trên hộ chiếu. Nếu biểu mẫu yêu cầu viết chữ in hoa, bạn nên sử dụng chữ in hoa và giữ nguyên cách viết theo hộ chiếu.
- Surname at birth (Former family names): Điền họ theo giấy khai sinh nếu họ khai sinh khác với họ hiện tại, chẳng hạn trường hợp đã thay đổi họ sau khi kết hôn. Nếu họ khai sinh không thay đổi, bạn thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của biểu mẫu.
- First name(s) / Given name(s): Điền tên và tên đệm chính xác theo hộ chiếu, không tự ý rút gọn hoặc thay đổi thứ tự tên.
- Date of birth: Điền ngày, tháng, năm sinh theo thông tin trên hộ chiếu, theo định dạng được yêu cầu trên biểu mẫu.
- Place of birth: Ghi nơi sinh theo thông tin được thể hiện trên hộ chiếu.
- Country of birth: Ghi quốc gia nơi bạn sinh, chẳng hạn Vietnam.
- Current nationality and nationality at birth, if different: Ghi quốc tịch hiện tại và quốc tịch khi sinh nếu hai thông tin này khác nhau.
- Sex: Chọn Male nếu là nam hoặc Female nếu là nữ.
- Marital status: Chọn tình trạng hôn nhân phù hợp, gồm Single (độc thân), Married (đã kết hôn), Separated (ly thân), Divorced (ly hôn), Widow(er) (góa vợ/chồng) hoặc Other nếu thuộc tình trạng khác và cần nêu rõ.
- In the case of minors: Nếu người xin visa chưa đủ 18 tuổi, cần khai báo họ tên, địa chỉ nếu khác với địa chỉ của đương đơn và quốc tịch của cha mẹ hoặc người giám hộ theo yêu cầu của biểu mẫu.
- National identity number, where applicable: Điền số căn cước công dân nếu có.
Thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ thông hành
- Type of travel document: Chọn loại giấy tờ sử dụng để đi lại. Với hộ chiếu phổ thông, chọn Ordinary passport. Các lựa chọn khác có thể gồm Diplomatic passport (hộ chiếu ngoại giao), Service passport (hộ chiếu công vụ), Official passport (hộ chiếu công vụ), Special passport (hộ chiếu đặc biệt) hoặc Other travel document nếu thuộc trường hợp khác.
- Number of travel document: Điền số hộ chiếu hoặc số giấy tờ thông hành.
- Date of issue: Điền ngày cấp hộ chiếu.
- Valid until: Điền ngày hết hạn hộ chiếu.
- Issued by: Ghi cơ quan cấp hộ chiếu theo thông tin trên giấy tờ.
Thông tin liên hệ và cư trú
- Applicant’s home address: Điền địa chỉ nhà riêng hoặc địa chỉ cư trú theo yêu cầu của biểu mẫu.
- Email address và telephone(s): Sử dụng email và số điện thoại bạn thường xuyên kiểm tra để cơ quan tiếp nhận có thể liên hệ khi cần.
- Residence in a country other than the country of current nationality: Mục này hỏi bạn có đang cư trú tại một quốc gia khác với quốc gia mang quốc tịch hiện tại hay không. Nếu có, chọn Yes và bổ sung thông tin về giấy phép cư trú hoặc giấy tờ tương đương. Nếu không, chọn No.
Thông tin nghề nghiệp
- Current occupation: Ghi nghề nghiệp hiện tại, chẳng hạn Engineer, Teacher, Student hoặc chức danh phù hợp.
- Employer and employer’s address and telephone number: Ghi tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty hoặc đơn vị đang làm việc. Nếu là học sinh, sinh viên, có thể khai tên và địa chỉ trường theo hướng dẫn của biểu mẫu.
Thông tin về mục đích và hành trình
Sau phần thông tin cá nhân, mẫu đơn xin thị thực Schengen yêu cầu người nộp hồ sơ cung cấp thông tin về mục đích chuyến đi và hành trình dự kiến. Bạn cần xác định rõ mục đích chính, quốc gia đến, quốc gia nhập cảnh đầu tiên, số lần nhập cảnh và thời gian lưu trú trước khi bắt đầu điền. Các thông tin này nên thống nhất với lịch trình, đặt phòng, vé máy bay và những giấy tờ khác trong hồ sơ để tránh sự không nhất quán.
- Main purpose(s) of the journey: Chọn mục đích chính của chuyến đi. Các lựa chọn thường gồm Tourism (du lịch), Business (công tác/thương mại), Visiting family or friends (thăm gia đình hoặc bạn bè), Cultural (văn hóa), Sports (thể thao), Official visit (chuyến thăm chính thức), Medical reasons (điều trị y tế), Study (học tập), Transit (quá cảnh), Airport transit (quá cảnh sân bay) hoặc Other nếu thuộc mục đích khác.
- Member State(s) of destination: Ghi quốc gia Schengen mà bạn dự định đến. Nếu hành trình đi qua nhiều nước, cần xác định quốc gia chính dựa trên lịch trình thực tế và quy định áp dụng.
- Member State of first entry: Ghi quốc gia Schengen mà bạn dự kiến nhập cảnh đầu tiên.
- Number of entries requested: Chọn số lần nhập cảnh mong muốn, gồm Single entry (một lần), Two entries (hai lần) hoặc Multiple entries (nhiều lần).
- Duration of the intended stay or transit: Ghi tổng số ngày dự kiến lưu trú hoặc quá cảnh trong khu vực Schengen. Bạn nên tính dựa trên ngày nhập cảnh và ngày rời khỏi khu vực để tránh khai sai thời gian.
Trang 2: Lịch sử visa và thông tin chuyến đi
Trang thứ hai tập trung vào lịch sử visa Schengen, thông tin sinh trắc học, thời gian nhập cảnh và xuất cảnh. Đây là những mục cần được kiểm tra cẩn thận, đặc biệt với người đã từng xin hoặc được cấp visa Schengen trước đây. Nếu không nhớ chính xác thông tin về visa hoặc ngày lấy dấu vân tay, bạn nên kiểm tra lại giấy tờ cũ trước khi hoàn thiện đơn thay vì điền theo ước tính.
Lịch sử visa và thời gian lưu trú
- Schengen visas issued during the past three years: Nếu từng được cấp visa Schengen trong vòng 3 năm gần nhất, chọn Yes và khai thông tin về visa đã được cấp theo yêu cầu của biểu mẫu. Nếu chưa từng có visa Schengen trong thời gian này, chọn No.
- Fingerprints collected previously: Cho biết bạn đã từng được lấy dấu vân tay khi làm hồ sơ visa Schengen hay chưa. Nếu đã từng thực hiện, chọn Yes và điền ngày lấy sinh trắc học nếu được yêu cầu; nếu chưa, chọn No.
- Entry permit for the final country of destination: Chỉ khai mục này khi điểm đến cuối cùng trong hành trình không thuộc khu vực Schengen và bạn cần giấy phép hoặc visa để nhập cảnh quốc gia đó. Chẳng hạn, nếu một người có quốc tịch Mỹ xin visa Schengen để du lịch châu Âu rồi quay trở lại Việt Nam và cần giấy tờ nhập cảnh Việt Nam, thông tin về giấy phép hoặc visa liên quan có thể được yêu cầu.
- Intended date of arrival in the Schengen area: Ghi ngày dự kiến nhập cảnh vào khu vực Schengen.
- Intended date of departure from the Schengen area: Ghi ngày dự kiến rời khỏi khu vực Schengen.
Thông tin nơi lưu trú tại châu Âu
Thông tin nơi lưu trú giúp cơ quan lãnh sự xác định bạn dự kiến ở đâu trong thời gian thực hiện chuyến đi. Nếu đi du lịch tự túc, thông tin này thường liên quan đến khách sạn hoặc nơi lưu trú tạm thời; nếu thăm thân, bạn sẽ khai thông tin người mời. Các thông tin về tên, địa chỉ, email và số điện thoại cần thống nhất với giấy xác nhận đặt phòng hoặc thư mời trong hồ sơ.
- Surname and first name of the inviting person(s): Ghi họ và tên người mời tại châu Âu nếu bạn đi theo diện được mời. Nếu không có người mời, có thể khai tên khách sạn hoặc nơi lưu trú theo hướng dẫn của biểu mẫu.
- Address and e-mail address of inviting person(s)/hotel(s)/temporary accommodation(s): Ghi địa chỉ đầy đủ và email của người mời, khách sạn hoặc nơi lưu trú.
- Telephone and telefax: Ghi số điện thoại và fax nếu biểu mẫu yêu cầu và thông tin này có sẵn.
Nếu đi công tác, bạn cần khai thêm thông tin của công ty hoặc tổ chức mời. Những thông tin này cần được đối chiếu với thư mời hoặc giấy tờ xác nhận từ đối tác để đảm bảo tên công ty, địa chỉ và người liên hệ được ghi chính xác.
- Name and address of inviting company/organisation: Ghi tên và địa chỉ công ty hoặc tổ chức mời.
- Telephone and telefax of company/organisation: Ghi số điện thoại và fax của công ty hoặc tổ chức mời.
- Contact person: Ghi họ tên, địa chỉ, số điện thoại, fax và email của người liên hệ tại công ty hoặc tổ chức mời theo yêu cầu của biểu mẫu.
Thông tin về chi phí chuyến đi
Mục Cost of travelling and living during the applicant’s stay is covered yêu cầu xác định ai sẽ chi trả cho chi phí đi lại và sinh hoạt trong thời gian bạn lưu trú tại khu vực Schengen. Nếu tự túc, bạn chọn phần dành cho người nộp đơn tự chi trả và đánh dấu những hình thức thanh toán phù hợp. Nếu có người hoặc tổ chức tài trợ, bạn chọn phần tương ứng và cung cấp thông tin về mối quan hệ cũng như phương thức chi trả.
Các hình thức thanh toán thường được thể hiện trong biểu mẫu gồm Cash (tiền mặt), Traveller’s cheques (séc du lịch), Credit card (thẻ tín dụng), Prepaid accommodation (đã thanh toán trước nơi lưu trú), Prepaid transport (đã thanh toán trước phương tiện vận chuyển) và Other (hình thức khác). Bạn chỉ nên lựa chọn những phương thức phù hợp với thực tế và có thể chứng minh bằng giấy tờ trong hồ sơ.
Thông tin thành viên gia đình là công dân EU, EEA hoặc Thụy Sĩ
Nếu người xin visa là thân nhân của công dân EU, EEA hoặc Thụy Sĩ, biểu mẫu sẽ có phần riêng để khai thông tin về thành viên gia đình đó. Nội dung có thể bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch và số giấy tờ tùy thân của người thân là công dân EU, EEA hoặc Thụy Sĩ. Người thuộc diện này cũng cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình theo yêu cầu.
Ở mục Family relationship with an EU, EEA or CH citizen, bạn cần chọn đúng mối quan hệ với công dân EU, EEA hoặc Thụy Sĩ. Các lựa chọn gồm Spouse (vợ/chồng), Child (con), Grandchild (cháu) và Dependent ascendant (cha, mẹ, ông, bà sống phụ thuộc). Nếu không thuộc trường hợp thân nhân công dân EU/EEA/Thụy Sĩ, bạn thực hiện theo hướng dẫn của biểu mẫu và không tự ý khai vào phần dành riêng này.
Trang 2 mẫu đơn xin thị thực Schengen về lịch sử visa và chuyến đi
Trang 3: Xác nhận thông tin và ký tên
Trang cuối của mẫu đơn xin thị thực Schengen là phần xác nhận, cam kết và chữ ký của người nộp hồ sơ. Trước khi ký, bạn nên đọc kỹ các điều khoản liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân, trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác và các nội dung cam kết được nêu trong đơn. Đây cũng là bước cuối để kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi in và nộp hồ sơ.
Sau khi hoàn thành các nội dung trên, bạn cần điền Place and date với nơi và ngày làm đơn theo đúng yêu cầu. Sau đó, ký tên tại các vị trí được chỉ định trên biểu mẫu; thông thường người nộp đơn cần ký ở hai vị trí, trong đó có phần giữa trang và phần cuối trang 3 theo yêu cầu. Với người chưa thành niên, cha mẹ hoặc người có thẩm quyền giám hộ hợp pháp sẽ ký theo quy định.
Trang 3 mẫu đơn xin thị thực Schengen và phần ký tên
Lưu ý hữu ích khi điền mẫu đơn xin visa schengen
Khi điền mẫu đơn xin thị thực Schengen, bạn cần kiểm tra kỹ yêu cầu của quốc gia tiếp nhận hồ sơ vì cách khai đơn có thể khác nhau tùy từng cơ quan lãnh sự. Không nên áp dụng máy móc một mẫu hướng dẫn chung cho mọi trường hợp, đặc biệt khi một số quốc gia sử dụng hệ thống khai trực tuyến riêng. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn hạn chế sai sót và chuẩn bị mẫu đơn phù hợp hơn với hồ sơ của mình.
- Kiểm tra đúng mẫu đơn của quốc gia tiếp nhận hồ sơ: Hướng dẫn trên mang tính tham khảo chung cho mẫu đơn xin thị thực Schengen. Nếu xin visa của một quốc gia cụ thể, bạn cần thực hiện theo biểu mẫu và hướng dẫn chính thức của quốc gia đó. Tránh sử dụng mẫu đơn hoặc hướng dẫn của một nước khác nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu biểu mẫu riêng.
- Kiểm tra hình thức khai đơn: Một số quốc gia cho phép người xin visa khai đơn trực tuyến trên trang web của cơ quan chính phủ hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ, chẳng hạn Bồ Đào Nha, Đức, Pháp, Bỉ, Hy Lạp và Đan Mạch. Trong khi đó, một số quốc gia như Thụy Sĩ, Na Uy, Tây Ban Nha có thể yêu cầu người nộp tải mẫu đơn về trước rồi mới hoàn thiện thông tin. Bạn nên kiểm tra yêu cầu cập nhật trước khi bắt đầu khai.
- Khai đơn bằng đúng ngôn ngữ được chấp nhận: Bạn nên kiểm tra hướng dẫn của nơi tiếp nhận về ngôn ngữ sử dụng khi điền đơn. Nếu cần khai bằng tiếng Anh nhưng không tự tin về khả năng sử dụng ngôn ngữ, bạn có thể nhờ người khác hỗ trợ. Tuy nhiên, người nộp hồ sơ vẫn phải kiểm tra toàn bộ thông tin và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung đã khai.
- Đảm bảo thông tin chính xác và trung thực: Mọi thông tin trong đơn cần thống nhất với giấy tờ trong hồ sơ. Các nội dung về mục đích chuyến đi, lịch trình, công việc, tài chính, nơi lưu trú và lịch sử visa cần được kiểm tra trước khi khai báo. Thông tin sai lệch có thể khiến cơ quan lãnh sự nghi ngờ tính trung thực của hồ sơ và ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt.
- Kiểm tra ảnh trước khi nộp hồ sơ: Sau khi hoàn thành mẫu đơn theo đúng yêu cầu, bạn cần chuẩn bị ảnh thẻ theo quy định của cơ quan tiếp nhận. Trường hợp biểu mẫu yêu cầu dán ảnh, cần sử dụng ảnh đúng kích thước 3,5 × 4,5 cm và đáp ứng các tiêu chuẩn về ảnh visa trước khi nộp cùng bộ hồ sơ xin visa Schengen.
Trước khi ký và nộp mẫu đơn xin thị thực Schengen, bạn nên dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ nội dung một lần nữa và đối chiếu với hộ chiếu, lịch trình cùng giấy tờ chứng minh. Nếu có bất kỳ mục nào chưa rõ cách khai, hãy kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc nhờ đơn vị có kinh nghiệm hỗ trợ để tránh điền sai thông tin.
Lưu ý khi điền và kiểm tra mẫu đơn xin visa Schengen
Lời kết
Hy vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ cách điền mẫu đơn xin thị thực Schengen, từ đó chủ động hơn khi hoàn thiện hồ sơ xin visa. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc lo lắng hồ sơ còn thiếu sót, Visalinks có thể hỗ trợ tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thủ tục theo từng trường hợp. Liên hệ hotline 0933 094 119 – 0901 383 116 để được tư vấn dịch vụ visa Schengen và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ phù hợp, giúp bạn thêm yên tâm trên hành trình chinh phục visa châu Âu.