Mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài để xin visa – Cập nhật 2026

Quyết định cử đi công tác nước ngoài là văn bản được doanh nghiệp sử dụng để chính thức xác nhận việc cử nhân sự ra nước ngoài thực hiện nhiệm vụ công việc. Văn bản này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, công việc và chi phí mà còn thường được sử dụng trong hồ sơ xin visa công tác. Trong bài viết này, Visalinks sẽ tổng hợp các mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài tiếng Anh và song ngữ Anh – Việt chuẩn pháp lý cho doanh nghiệp và cá nhân, cùng tham khảo ngay!

Quyết định cử đi công tác nước ngoài là gì?

Quyết định cử đi công tác là văn bản do người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký ban hành nhằm xác nhận việc phân công nhân sự thực hiện nhiệm vụ bên ngoài nơi làm việc thường xuyên. Nội dung văn bản thường nêu rõ người được cử đi, mục đích, địa điểm và thời gian công tác.

Đây là căn cứ để doanh nghiệp quản lý hoạt động công tác, xác nhận nhiệm vụ của nhân viên và thực hiện thanh toán các khoản chi liên quan như chi phí đi lại, lưu trú, ăn uống hoặc phụ cấp công tác theo quy định nội bộ. Đồng thời, văn bản còn hỗ trợ nhân sự chứng minh mục đích chuyến đi khi làm việc với đối tác hoặc cơ quan có liên quan.

Quyết định cử đi công tác nước ngoài được sử dụng phổ biến tại doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp. Để soạn thảo và sử dụng văn bản đúng quy định, cần tìm hiểu những căn cứ pháp lý cũng như yêu cầu về hình thức, nội dung có liên quan.

Quyết định cử đi công tác nước ngoài là gì?

Tại sao cần có mẫu quyết định cử đi công tác?

• Xác nhận kế hoạch công tác: Văn bản ghi nhận các thông tin quan trọng như người thực hiện, thời gian, địa điểm và mục tiêu chuyến đi. Nhờ đó, nhân viên và cấp quản lý có thể thống nhất về kế hoạch cũng như yêu cầu công việc.
• Đảm bảo tính minh bạch trong phân công: Quyết định giúp thể hiện rõ việc lựa chọn nhân sự và giao nhiệm vụ của doanh nghiệp, góp phần hạn chế những hiểu lầm hoặc thắc mắc liên quan đến quá trình phân công công tác.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ xin visa công tác nước ngoài: Khi nhân viên được doanh nghiệp cử ra nước ngoài làm việc, quyết định cử đi công tác có thể được sử dụng làm giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi. Mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài thể hiện thông tin người được cử, thời gian, địa điểm và nhiệm vụ công tác, giúp cơ quan lãnh sự xem xét tính chất chuyến đi. Tùy theo yêu cầu của từng quốc gia, hồ sơ có thể cần bổ sung thư mời từ đối tác, giấy xác nhận công việc, lịch trình và các tài liệu liên quan khác.
• Lưu trữ hồ sơ và làm căn cứ đối chiếu: Quyết định là tài liệu phục vụ công tác quản lý nội bộ, kiểm tra chi phí và giải trình khi cần thiết. Tùy nội dung cụ thể, văn bản còn có thể hỗ trợ xác định trách nhiệm của các bên khi phát sinh vấn đề liên quan đến chuyến đi.

Dùng quyết định cử đi công tác để xin visa các nước

Quy định pháp lý về quyết định cử đi công tác nước ngoài

Pháp luật Việt Nam hiện không quy định một biểu mẫu quyết định cử đi công tác bắt buộc áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp. Vì vậy, các đơn vị có thể chủ động xây dựng mẫu văn bản dựa trên nhu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động và quy trình làm việc nội bộ. Tuy nhiên, quyết định cử đi công tác nước ngoài cần thể hiện rõ thông tin về nhân sự, nhiệm vụ, thời gian và địa điểm công tác để thuận tiện cho việc quản lý, kiểm soát chi phí và hoàn thiện chứng từ kế toán.

Mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài của doanh nghiệp nên tham khảo các căn cứ pháp lý dưới đây để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho người lao động:

• Bộ luật Lao động 2019: Là cơ sở pháp lý liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, trong đó có những vấn đề về bố trí, điều chuyển người lao động theo quy định pháp luật và hợp đồng lao động.
• Thông tư 40/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định chế độ công tác phí và chế độ chi hội nghị đối với các đối tượng thuộc phạm vi áp dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo các nội dung phù hợp khi xây dựng chính sách công tác phí riêng.
• Quy chế tài chính và quy định nội bộ của doanh nghiệp: Đây là căn cứ để xác định định mức chi phí, điều kiện thanh toán, thẩm quyền phê duyệt và thủ tục quyết toán sau chuyến đi. Doanh nghiệp nên quy định rõ các nội dung này nhằm đảm bảo việc quản lý ngân sách và xử lý chứng từ được thống nhất.

Việc nắm rõ các căn cứ trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quyết định cử đi công tác nước ngoài phù hợp với nhu cầu thực tế và quy định liên quan. Sau đây là những thông tin cần có trong mẫu quyết định để văn bản đảm bảo tính rõ ràng và thuận tiện khi sử dụng.

Nội dung bắt buộc trong mẫu quyết định cử đi công tác

Một mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài cần trình bày đầy đủ thông tin về đơn vị ban hành, nhân sự được phân công, kế hoạch làm việc và trách nhiệm thực hiện. Các nội dung này giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động công tác thống nhất, đồng thời tạo căn cứ phục vụ việc kiểm tra chứng từ và thanh toán chi phí phát sinh.

Ngoài các nội dung trên, doanh nghiệp nên bổ sung yêu cầu về báo cáo kết quả sau chuyến đi, hồ sơ chứng từ cần nộp và thời hạn quyết toán nếu cần thiết. Những thông tin này giúp quá trình theo dõi công việc và kiểm soát ngân sách diễn ra thuận lợi hơn.

Lưu ý: Mẫu quyết định của doanh nghiệp không nhất thiết phải có đầy đủ mọi thành phần theo thể thức văn bản hành chính nhà nước. Việc sử dụng quốc hiệu – tiêu ngữ, con dấu và các thông tin khác cần phù hợp với loại văn bản, quy định áp dụng và quy chế nội bộ của đơn vị.

Cách soạn mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài

Để văn bản được trình bày rõ ràng và đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ, khi lập quyết định cử đi công tác, doanh nghiệp cần chú ý đến bố cục, thông tin nhân sự, kế hoạch thực hiện và thẩm quyền phê duyệt.

Cách soạn mẫu quyết định cử đi công tác

Phần mở đầu

Phần đầu văn bản cần thể hiện các thông tin cơ bản sau:

• Bên trái: Ghi tên doanh nghiệp hoặc đơn vị ban hành và số hiệu quyết định để thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu.
• Bên phải: Trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu áp dụng theo thể thức văn bản hành chính), địa danh và ngày, tháng, năm ban hành.
• Thông tin người ký: Ghi chức danh của người có thẩm quyền ban hành quyết định. Người ký phải có thẩm quyền theo quy định của doanh nghiệp hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Phần nội dung chính

Nội dung quyết định nên được chia thành các điều khoản riêng biệt để thể hiện rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của những người liên quan.

Điều 1: Phân công nhân sự công tác

Nêu họ tên, chức vụ và bộ phận làm việc của nhân viên được cử đi. Có thể sử dụng cách xưng hô phù hợp hoặc chỉ ghi họ tên, chức danh để đảm bảo tính thống nhất trong toàn văn bản.

Điều 2: Thông tin chuyến công tác

Nội dung chính của quyết định cử đi công tác nước ngoài cần bao gồm các nội dung dưới đây:

• Địa điểm đến công tác, tên và địa chỉ của đơn vị hoặc đối tác làm việc.
• Thời gian thực hiện, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Phương tiện di chuyển dự kiến như ô tô, máy bay hoặc phương tiện khác.
• Mục đích chuyến đi và những nhiệm vụ nhân viên cần hoàn thành.

Điều 3: Chi phí và chế độ công tác

Quy định các khoản chi phí được doanh nghiệp hỗ trợ hoặc thanh toán, chẳng hạn như vé đi lại, chi phí lưu trú, phụ cấp công tác và các khoản phát sinh hợp lệ. Việc chi trả cần tuân theo quy chế tài chính, quy định công tác phí và chính sách nội bộ đang áp dụng tại đơn vị.

Điều 4: Trách nhiệm thi hành

Xác định các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm triển khai quyết định, theo dõi quá trình công tác và xử lý những công việc liên quan. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên báo cáo kết quả và hoàn thiện hồ sơ thanh toán sau chuyến đi.

Hoàn tất thủ tục xác nhận và ban hành

Trước khi đưa quyết định vào sử dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin và thực hiện các bước hoàn thiện văn bản:

• Xác định người ký: Người đại diện có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ ký ban hành quyết định.
• Ký tên và đóng dấu: Thực hiện theo quy định, thẩm quyền ký và quy trình quản lý văn bản của doanh nghiệp.
• Quy định thời điểm hiệu lực: Ghi rõ thời điểm quyết định bắt đầu được áp dụng.
• Lưu trữ và gửi các bên liên quan: Chuyển văn bản đến nhân viên được cử đi, bộ phận quản lý và kế toán để phối hợp thực hiện.

Sau khi hoàn tất các bước trên, quyết định có thể được sử dụng làm căn cứ triển khai chuyến công tác và quản lý các công việc liên quan. Nếu nhân viên được cử ra nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm những giấy tờ cần thiết để phục vụ thủ tục xin visa công tác theo yêu cầu của quốc gia đến.

Mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài mới nhất

Khi cử nhân viên ra nước ngoài làm việc, doanh nghiệp cần chuẩn bị quyết định công tác phù hợp với mục đích chuyến đi và yêu cầu hồ sơ của đối tác hoặc cơ quan lãnh sự. Tùy vào ngôn ngữ làm việc và nhu cầu sử dụng, bạn có thể chọn mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài tiếng Anh hoặc mẫu quyết định cử đi công tác song ngữ Anh – Việt dưới đây. Các mẫu này cũng có thể được tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác nước ngoài, nhưng cần điều chỉnh theo yêu cầu của từng quốc gia.

Mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài tiếng Anh

…, dd/mm/yyyy

DECISION

(Reference assigning employee on an abroad business trip)

—————————————–

– Pursuant to the business registration certificate no… issued by [company] on [date]

– Pursuant to the business performance of the company and the ability of each employee.

– And the General Director of the …. Corporation:

Decides:

Section 1. To assign the following employee on an abroad business trip:

• Sir/madam: ……………………………………………………………………
• Date of birth: ………………………………………………………………….
• Identification card: ……………………………………….…………………..
• Date of issue: …………………………………………………………………
• Place of issue: ………………………………………………………………..
• Position: ……………………………………………………………………….

Section 2. Information of the business trip:

• Place of business trip: …………………………………………………………
• Date of business trip: …………………………………………………………..

Section 3. Business Travel Allowances: The Employee in the Section 1 will fully enjoy the travel allowance policy under the Company’s regulations.

Section 4. Effectiveness: This decision is effective from the date of signature.

[Company] Director

(Signed and sealed)

Mẫu quyết định cử đi công tác nước ngoài song ngữ Anh – Việt

QUYẾT ĐỊNH/DECISION

(Về việc cử nhân viên đi công tác nước ngoài)

(Reference assigning employee on an abroad business trip)

– Căn cứ theo Điều lệ của Công ty …………………………………………………….;

According to the Chapter of …………………………………………………………..…;

– Căn cứ vào chức năng và quyền hạn của Giám đốc,

Based on the authority of Director,

QUYẾT ĐỊNH/DECIDE:

Điều 1: Quyết định cử các nhân viên sau đi công tác nước ngoài

Section 1: To assign the following employee on an abroad business trip

1. Ông (bà):……………………………………………………………………………

Sir/madam:…………………………………………………………………………….

Năm sinh/Date of birth:…………………………………………………….…………

CCCD/Identification card:……………………………………….…………..……….

Ngày cấp/Date of issue:………………………………………………………………

Nơi cấp/Place of issue:……………………………………………………………….

Chức vụ:………………………………………………………………………………..

Position:………………………………………………………………………………..

2. Ông (bà):……………………………………………………………………………

Sir/madam:…………………………………………………………………………….

Năm sinh/Date of birth:…………………………………………………….…………

CCCD/Identification card:……………………………………….…………..……….

Ngày cấp/Date of issue:………………………………………………………………

Nơi cấp/Place of issue:……………………………………………………………….

Chức vụ:………………………………………………………………………………..

Position:………………………………………………………………………………..

Điều 2: Thông tin nơi công tác

Section 2: Information of the business trip

1. Nơi công tác:…………………………………………………………………………

Place of business trip: …………………………………………………………………

2. Thời gian công tác: …………………………………………………………………

Date of business trip:…………………………………………………………………..

Điều 3: Các Ông (bà) nêu trên được hưởng đầy đủ chính sách công tác phí theo quy chế tài chính của công ty.

Section 3: Sirs/madams aforesaid shall be fully paid in accordance with the financial regulation of company

Điều 4: Hiệu lực thi hành

Section 4: Effectiveness

1. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký

The decision comes into force from the date of signing

2. Các Ông (bà) nêu trên và các phòng ban có liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Sirs/madams aforementioned and relevant deparments are responsible for implementing this decision./.

GIÁM ĐỐC/DIRECTOR

Các chế độ của một người khi đi công tác nước ngoài

Chế độ công tác phí tại mỗi doanh nghiệp thường được xây dựng dựa trên điều lệ, quy chế tài chính và chính sách quản lý nội bộ. Đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc các cơ quan, đơn vị trong phạm vi áp dụng, Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định các khoản công tác phí và điều kiện thanh toán liên quan. Những khoản chi cơ bản bao gồm:

• Chi phí đi lại: Bao gồm tiền vé và các khoản chi phí hợp lệ phục vụ việc di chuyển từ nơi làm việc đến địa điểm công tác và chiều ngược lại. Các chi phí đi lại cần thiết tại nơi đến công tác cũng có thể được thanh toán theo quy định.
• Cước hành lý: Trường hợp vé máy bay chưa bao gồm hành lý ký gửi cần thiết cho chuyến công tác, khoản cước phát sinh có thể được thanh toán theo điều kiện và định mức được áp dụng.
• Phụ cấp lưu trú: Đây là khoản hỗ trợ cho người được cử đi công tác nhằm bù đắp chi phí sinh hoạt trong thời gian thực hiện nhiệm vụ. Theo mức quy định chung tại Thông tư 40/2017/TT-BTC, phụ cấp lưu trú là 200.000 đồng/ngày được tính theo thời gian công tác đáp ứng điều kiện thanh toán.
• Chi phí lưu trú: Khi phát sinh nhu cầu lưu trú qua đêm tại địa điểm công tác, người đi công tác có thể được thanh toán tiền phòng theo hình thức khoán hoặc căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thực tế. Mức chi và điều kiện thanh toán được thực hiện theo quy định tương ứng.

Lưu ý: Các mức chi và điều kiện thanh toán cần được đối chiếu với văn bản hiện hành, đối tượng áp dụng và quy định cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. Doanh nghiệp không mặc nhiên phải áp dụng toàn bộ định mức nêu tại Thông tư 40/2017/TT-BTC mà cần căn cứ vào chính sách tài chính và quy định thuế có liên quan.

Các chế độ của một người khi được cử đi công tác nước ngoài

Các câu hỏi thường gặp

Lời kết

Hy vọng nội dung trên đã giúp bạn biết cách viết quyết định cử đi công tác nước ngoài. Mẫu văn bản này là giấy tờ quan trọng khi xin visa các nước Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Úc, Canada, Schengen, Anh Quốc,… Do đó trước khi ký ban hành, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin nhân sự, lịch trình, đơn vị chi trả và đối chiếu với yêu cầu của cơ quan lãnh sự tại quốc gia dự kiến đến.

Nếu bạn cần tư vấn visa du lịch, công tác, thăm thân các nước, hãy liên hệ với Visalinks qua hotline: 0933 094 119 – 0901 383 116 để nhận hỗ trợ chi tiết. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thị thực các nước, Visalinks sẽ giúp quý khách hàng tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn nâng cao tỷ lệ đậu visa!