Khi doanh nghiệp, tổ chức thực hiện các thủ tục bảo lãnh người nước ngoài tại Việt Nam, mẫu NA16 là một trong những giấy tờ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Việc kê khai đúng thông tin trên biểu mẫu giúp quá trình đăng ký thông tin về con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền được thuận lợi hơn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ cách điền từng nội dung hay những giấy tờ cần chuẩn bị kèm theo. Bài viết dưới đây của Visalinks sẽ cập nhật mẫu NA16 mới nhất, hướng dẫn cách điền chi tiết và những lưu ý cần biết khi hoàn thiện hồ sơ.
Mẫu NA16 là gì?
Mẫu NA16 là văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài tại Việt Nam. Văn bản này được sử dụng để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh ghi nhận và đối chiếu thông tin về đơn vị bảo lãnh trong quá trình tiếp nhận, giải quyết các thủ tục liên quan đến người nước ngoài. Đây là một trong những giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi đăng ký thông tin với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
Mẫu NA16 dùng để giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền
Sau khi được tiếp nhận, thông tin về con dấu và chữ ký thể hiện trên mẫu NA16 được sử dụng làm cơ sở đối chiếu khi doanh nghiệp thực hiện các hồ sơ bảo lãnh người nước ngoài về sau. Do đó, doanh nghiệp thường chỉ cần đăng ký mẫu này trong lần đầu thực hiện thủ tục, thay vì nộp lại cho từng hồ sơ. Trường hợp thông tin đã đăng ký có thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật theo quy định để bảo đảm thông tin sử dụng trong các hồ sơ sau được thống nhất.
Mẫu NA16 được ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA ngày 05/01/2015 của Bộ Công an. Từ ngày 01/07/2026, biểu mẫu được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 70/2026/TT-BCA, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra và sử dụng đúng biểu mẫu đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện thủ tục. Việc sử dụng đúng mẫu NA16 mới nhất giúp thông tin kê khai phù hợp với yêu cầu hiện hành và hạn chế phải điều chỉnh hồ sơ.
Doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật lại thông tin khi có thay đổi về tên doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở chính hoặc mẫu con dấu đã đăng ký. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến thông tin được sử dụng để đối chiếu trong các hồ sơ bảo lãnh người nước ngoài. Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin đã đăng ký để bảo đảm con dấu, chữ ký và thông tin pháp lý được thể hiện thống nhất.
Hướng dẫn tải mẫu NA16 mới nhất 2026
Để thuận tiện cho việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể tải mẫu NA16 file Word và thực hiện kê khai trực tiếp trên máy tính. Biểu mẫu được sử dụng theo định dạng áp dụng từ ngày 01/07/2026, giúp doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa thông tin trước khi in. Bạn nên ưu tiên tải biểu mẫu từ nguồn chính thức để hạn chế sử dụng nhầm file không còn phù hợp với quy định hiện hành.
Bạn có thể tải mẫu NA16 file Docx tại https://evisa.xuatnhapcanh.gov.vn hoặc TẠI ĐÂY
Hướng dẫn cách điền mẫu NA16 chi tiết
Khi điền mẫu NA16, doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin với giấy tờ pháp lý đang sử dụng để bảo đảm nội dung kê khai chính xác và thống nhất. Các thông tin về tổ chức, người đại diện, con dấu và chữ ký cần được thể hiện đầy đủ theo yêu cầu của biểu mẫu. Bạn có thể thực hiện lần lượt theo từng nội dung dưới đây để hạn chế sai sót khi hoàn thiện hồ sơ.
Thông tin của tổ chức, doanh nghiệp
Phần thông tin của tổ chức cần được kê khai thống nhất với giấy tờ pháp lý hiện hành. Doanh nghiệp không nên viết tắt tên hoặc tự điều chỉnh thông tin nếu không có căn cứ từ hồ sơ đăng ký. Các nội dung cần thực hiện gồm:
- Tên tổ chức, doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy tờ thành lập tương ứng.
- Địa chỉ trụ sở: Ghi đúng địa chỉ trụ sở theo thông tin đã đăng ký, bao gồm đầy đủ các thành phần địa chỉ được thể hiện trên giấy tờ pháp lý.
- Mã số doanh nghiệp: Điền chính xác mã số doanh nghiệp hoặc số đăng ký kinh doanh theo giấy tờ đăng ký của tổ chức.
- Số điện thoại: Ghi số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp để thuận tiện cho việc trao đổi khi cần thiết.
- Cơ quan tiếp nhận: Ghi đúng tên cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi doanh nghiệp thực hiện thủ tục.
Thông tin người đại diện theo pháp luật
Thông tin người đại diện theo pháp luật trên mẫu NA16 cần được đối chiếu với hồ sơ doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân của người ký. Việc ghi sai họ tên, chức danh hoặc số giấy tờ có thể tạo ra sự không thống nhất giữa biểu mẫu và các tài liệu liên quan. Do đó, trước khi kê khai, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin của người đại diện để tránh phải điều chỉnh lại biểu mẫu.
- Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên theo giấy tờ tùy thân, không tự ý viết tắt hoặc thay đổi cách thể hiện.
- Chức danh: Ghi đúng chức danh đã được đăng ký trong hồ sơ doanh nghiệp như Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc chức danh tương ứng.
- Quốc tịch: Điền theo thông tin trên giấy tờ tùy thân của người đại diện.
- Số giấy tờ: Ghi chính xác số CMND, CCCD hoặc hộ chiếu theo giấy tờ được sử dụng.
- Địa chỉ: Kê khai thông tin nơi thường trú hoặc tạm trú theo nội dung và yêu cầu thể hiện trên biểu mẫu.
Phần mẫu con dấu và chữ ký
Phần mẫu con dấu và chữ ký là nội dung cần được thực hiện cẩn thận trên mẫu NA16 sau khi các thông tin của tổ chức đã được kê khai đầy đủ. Con dấu và chữ ký được thể hiện trên biểu mẫu cần rõ ràng, đúng vị trí và không làm ảnh hưởng đến những nội dung khác. Người thực hiện cũng nên kiểm tra trước số lượng vị trí cần ký, đóng dấu để tránh bỏ sót khi hoàn thiện bản chính.
- Mẫu con dấu: Đóng con dấu của doanh nghiệp vào đúng vị trí được bố trí trên biểu mẫu, bảo đảm dấu rõ nét, không bị nhòe hoặc thiếu thông tin.
- Mẫu chữ ký: Người có thẩm quyền ký trực tiếp vào các ô dành cho mẫu chữ ký theo hướng dẫn trên biểu mẫu.
- Thông tin người ký: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người thực hiện ký theo đúng thông tin đã kê khai.
- Phần xác nhận: Sau khi hoàn thiện mẫu dấu và mẫu chữ ký, người có thẩm quyền thực hiện ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu theo đúng vị trí quy định.
Kiểm tra mẫu NA16 trước khi nộp
Sau khi điền xong mẫu NA16, doanh nghiệp nên dành thời gian rà soát toàn bộ nội dung trước khi ký và đóng dấu chính thức. Việc kiểm tra cần được thực hiện dựa trên giấy tờ pháp lý và các tài liệu dự kiến nộp kèm để phát hiện những điểm chưa thống nhất. Đặc biệt, cần kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp, người đại diện, mẫu chữ ký và mẫu con dấu vì đây là những nội dung quan trọng trên biểu mẫu.
Sau khi rà soát, doanh nghiệp có thể in và hoàn thiện bản chính theo yêu cầu của hồ sơ. Không nên tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa trên bản đã ký, đóng dấu nếu phát hiện thông tin chưa chính xác mà nên kiểm tra lại cách xử lý phù hợp. Chuẩn bị mẫu NA16 cẩn thận ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải kê khai lại hoặc bổ sung hồ sơ trong quá trình thực hiện thủ tục.
Cách điền thông tin trên mẫu NA16 theo giấy tờ pháp lý hiện hành
Hồ sơ cần chuẩn bị kèm mẫu NA16
Khi thực hiện mẫu NA16 lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan để chứng minh thông tin của tổ chức và người có thẩm quyền. Hồ sơ nên được kiểm tra trước khi nộp để bảo đảm các thông tin trên giấy tờ thống nhất với nội dung đã kê khai trên biểu mẫu. Các giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị kèm mẫu NA16 gồm:
- Bản sao y công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng giấy tờ thể hiện đầy đủ thông tin pháp lý của doanh nghiệp và còn giá trị sử dụng. Trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, có thể chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo hồ sơ của doanh nghiệp.
- Bản sao y công chứng Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật: Giấy tờ cần còn hiệu lực và thông tin phải rõ ràng, đầy đủ để đối chiếu với nội dung kê khai trên mẫu NA16.
Hồ sơ đăng ký mẫu NA16 cần có đầy đủ giấy tờ theo quy định
Quy trình đăng ký mẫu NA16 cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký mẫu NA16 theo trình tự từ chuẩn bị hồ sơ, nộp tại cơ quan có thẩm quyền đến kiểm tra và tiếp nhận thông tin. Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thiện mẫu NA16 theo đúng hướng dẫn, ký tên và đóng dấu theo yêu cầu. Hồ sơ cần kèm bản sao y công chứng giấy tờ pháp nhân của doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật.
- Bước 2. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trước khi đến nộp, nên kiểm tra địa điểm và phương thức tiếp nhận hồ sơ theo hướng dẫn hiện hành.
- Bước 3. Kiểm tra hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra các thành phần trong hồ sơ và đối chiếu thông tin được kê khai trên mẫu NA16 với giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Nội dung về người đại diện, chữ ký và con dấu cũng được kiểm tra để xác định tính thống nhất của hồ sơ.
- Bước 4. Tiếp nhận và lưu thông tin: Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, doanh nghiệp lưu lại giấy tờ hoặc thông tin xác nhận để thuận tiện khi thực hiện các thủ tục liên quan đến người nước ngoài sau này. Trường hợp thông tin đăng ký không thay đổi, doanh nghiệp không cần thực hiện lại mẫu NA16 cho từng hồ sơ.
- Bước 5: Chủ động xác nhận yêu cầu: Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ với cơ quan tiếp nhận để kiểm tra thời gian làm việc, địa điểm và thành phần hồ sơ cần chuẩn bị. Việc xác nhận trước giúp doanh nghiệp chủ động hơn, đặc biệt khi có yêu cầu bổ sung hoặc hướng dẫn riêng trong quá trình thực hiện thủ tục.
Quy trình đăng ký mẫu NA16 cho doanh nghiệp
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu NA16
Trước khi sử dụng mẫu NA16, doanh nghiệp nên lưu ý một số yêu cầu liên quan đến cách thực hiện và thời điểm đăng ký để tránh nhầm lẫn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Đặc biệt, cần phân biệt rõ trường hợp đăng ký lần đầu với trường hợp cập nhật thông tin đã đăng ký trước đó. Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý gồm:
- Người ký mẫu: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ có thể thực hiện việc ký các văn bản liên quan theo quy định. Trường hợp ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc ủy quyền khi hồ sơ có yêu cầu.
- Mẫu chữ ký: Người có thẩm quyền cần ký trực tiếp bằng bút mực trên bản giấy. Không nên sử dụng chữ ký khắc sẵn, chữ ký dấu hoặc chữ ký scan in lại, vì chữ ký trên biểu mẫu cần có tính xác thực để phục vụ việc đối chiếu khi tiếp nhận hồ sơ. Doanh nghiệp nên thực hiện chữ ký trực tiếp trên bản chính để hạn chế nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc không được tiếp nhận.
- Thời điểm đăng ký: Mẫu NA16 được thực hiện khi doanh nghiệp đăng ký thông tin lần đầu với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để thực hiện thủ tục bảo lãnh người nước ngoài. Những lần thực hiện hồ sơ sau, doanh nghiệp thường không phải nộp lại mẫu này nếu thông tin đã đăng ký không thay đổi.
- Khi có thay đổi thông tin: Doanh nghiệp cần kiểm tra việc cập nhật lại mẫu NA16 khi có thay đổi về tên công ty, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở chính, mẫu con dấu hoặc những thông tin liên quan đã đăng ký trước đó.
Doanh nghiệp cần lưu ý một số yêu cầu khi sử dụng mẫu NA16
Lời kết
Mẫu NA16 là giấy tờ cần được chuẩn bị chính xác khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo lãnh người nước ngoài. Việc sử dụng đúng biểu mẫu, kê khai đầy đủ thông tin và chuẩn bị hồ sơ phù hợp sẽ giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn. Nếu còn băn khoăn về cách điền mẫu NA16 hoặc cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể liên hệ Visalinks qua hotline 0901 383 116 – 0917 607 117 để được tư vấn cụ thể và hỗ trợ nhanh chóng theo từng trường hợp.