Tờ khai nhập cảnh Việt Nam là một trong những thủ tục quan trọng mà hành khách cần thực hiện trước khi đến Việt Nam theo quy định hiện hành. Việc khai báo đầy đủ và chính xác không chỉ giúp quá trình làm thủ tục tại cửa khẩu diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế những vấn đề phát sinh trong quá trình nhập cảnh. Trong bài viết dưới đây, Visalinks sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai nhập cảnh và các lưu ý quan trọng để bạn chủ động hơn cho chuyến đi của mình.
Tờ khai nhập cảnh Việt Nam là gì?
Tờ khai nhập cảnh Việt Nam là biểu mẫu được sử dụng để cung cấp thông tin cá nhân, thông tin hộ chiếu, chuyến đi và mục đích nhập cảnh cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước khi hành khách làm thủ tục vào Việt Nam. Đây là một trong những yêu cầu quan trọng nhằm hỗ trợ công tác kiểm soát biên giới, xác minh danh tính và giúp quá trình nhập cảnh diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hiện nay, Việt Nam đang vận hành song song hai hình thức khai báo nhập cảnh có liên quan nhưng phục vụ cho các đối tượng khác nhau, bao gồm:
- Mẫu NA1 (Tờ khai nhập/xuất cảnh): Mẫu tờ khai truyền thống vẫn đang được áp dụng đối với người xin visa tại cửa khẩu (Visa on Arrival – VOA) và hành khách nhập cảnh qua một số cửa khẩu đường bộ hoặc đường biển.
- Thẻ nhập cảnh kỹ thuật số (Vietnam Digital Pre-Arrival Card): Hình thức khai báo trực tuyến mới được triển khai từ năm 2026 dành cho hành khách nhập cảnh tại một số sân bay được chỉ định.
Sau khi hoàn tất khai báo, hệ thống sẽ cấp cho hành khách một mã QR xác nhận cá nhân. Khi đến khu vực kiểm soát xuất nhập cảnh, hành khách cần xuất trình mã này cho cán bộ Công an Cửa khẩu để hoàn tất thủ tục. Trong trường hợp chưa thực hiện khai báo trước, hành khách có thể phải chuyển sang quy trình xử lý thủ công, dẫn đến việc kéo dài thời gian làm thủ tục và ảnh hưởng đến lịch trình di chuyển.
Khai báo nhập cảnh Việt Nam trên Vietnam Digital Pre-Arrival Card
Hướng dẫn điền tờ khai nhập cảnh Việt Nam online chi tiết
Để giúp hành khách hoàn tất thủ tục nhanh chóng, hệ thống khai báo trực tuyến của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Việt Nam cho phép người dùng điền thông tin trước khi nhập cảnh và nhận mã xác nhận điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai nhập cảnh Việt Nam từng bước để hạn chế sai sót và tránh ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục tại sân bay.
Bước 1: Truy cập hệ thống khai báo nhập cảnh
Đầu tiên, bạn cần truy cập website chính thức tại: https://prearrival.immigration.gov.vn/. Tại giao diện trang chủ, hệ thống sẽ hiển thị ba lựa chọn chính. Bạn nhấn vào nút “Create & Submit Pre-arrival Information” (Tạo và nộp tờ khai), nhập mã CAPTCHA và lựa chọn quốc tịch trước khi bắt đầu khai báo. Website hiện hỗ trợ cả tiếng Việt và tiếng Anh, giúp người dùng dễ dàng thao tác.
Chọn Create & Submit Pre-arrival Information để bắt đầu khai báo nhập cảnh
Bước 2: Điền thông tin cá nhân (Passenger Information)
Sau khi truy cập thành công, bạn sẽ được chuyển đến tab đầu tiên của biểu mẫu với tên gọi Passenger Information. Đây là phần quan trọng nhất của tờ khai nhập cảnh Việt Nam, bởi toàn bộ dữ liệu sẽ được đối chiếu với hộ chiếu khi làm thủ tục tại cửa khẩu. Vì vậy, người khai cần kiểm tra kỹ từng trường thông tin trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Các trường thông tin cần điền bao gồm:
- Expected Arrival Date: Chọn ngày dự kiến nhập cảnh vào Việt Nam theo định dạng DD/MM/YYYY (múi giờ GMT+7).
- Full Name: Điền họ và tên bằng chữ IN HOA, không dấu và phải trùng khớp 100% với hộ chiếu (ví dụ: NGUYEN VAN A).
- Date of Birth: Nhập ngày sinh theo định dạng DD/MM/YYYY.
- Gender: Chọn giới tính tương ứng (Male, Female hoặc Other).
- Nationality: Chọn quốc tịch từ danh sách hiển thị.
- Country Code + Phone Number: Nhập mã quốc gia và số điện thoại liên hệ.
- Email Address: Điền email cá nhân đang sử dụng để nhận thông tin xác nhận khi cần.
Bước 3: Tải ảnh hộ chiếu (Passport Image)
Ngay bên dưới phần thông tin cá nhân là mục Passport Image. Tại đây, bạn nhấn vào nút “Upload Image” và tải lên ảnh trang thông tin hộ chiếu (Passport Bio Page). Hệ thống hiện chỉ chấp nhận các tệp có định dạng JPG hoặc PNG với dung lượng tối đa 2 MB. Để quá trình tải lên diễn ra thuận lợi, bạn nên sử dụng ảnh được chụp trực tiếp từ hộ chiếu hoặc ảnh scan có chất lượng tốt, tránh sử dụng ảnh bị cắt xén hoặc chỉnh sửa quá nhiều.
Sau khi tải lên thành công, hệ thống sẽ tự động nhận diện và trích xuất một số dữ liệu trên hộ chiếu như họ tên, số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn và quốc tịch. Vì vậy, ảnh tải lên cần đảm bảo rõ nét, không bị mờ, không mất góc và không có vật cản che khuất thông tin quan trọng. Việc chuẩn bị ảnh đúng yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng hệ thống nhận diện sai hoặc không thể đọc được dữ liệu.
Tải ảnh hộ chiếu đúng quy định lên hệ thống khai báo
Bước 4: Khai báo visa và mục đích nhập cảnh (Visa Information)
Tại mục Visa Information, hành khách cần cung cấp thông tin liên quan đến loại visa đang sử dụng và mục đích nhập cảnh. Việc khai báo đúng nội dung sẽ giúp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xác định thời gian lưu trú và đối chiếu với hồ sơ visa của người nhập cảnh. Các nội dung cần khai báo bao gồm:
- Mục đích nhập cảnh: Chọn đúng mục đích như du lịch (Tourist), công tác, thăm thân hoặc các mục đích khác theo thực tế.
- Thông tin visa/e-visa: Nếu đã được cấp visa Việt Nam, cần điền số visa, ngày cấp và ngày hết hạn.
- Trường hợp miễn thị thực: Điền “0” hoặc “N/A” vào ô số visa; ngày cấp là ngày dự kiến nhập cảnh; ngày hết hạn là ngày dự kiến rời Việt Nam; phần nơi cấp ghi “Visa Exemption” hoặc “Miễn thị thực”.
Bước 5: Điền thông tin chuyến đi (Trip Information)
Bạn chuyển sang tab thứ hai của biểu mẫu là Trip Information để cung cấp các thông tin liên quan đến hành trình nhập cảnh và nơi lưu trú tại Việt Nam. Đây là những dữ liệu quan trọng giúp cơ quan chức năng xác định lộ trình và hỗ trợ xác minh khi cần thiết. Các thông tin cần điền gồm:
- Flight Number: Nhập số hiệu chuyến bay (ví dụ VN123)
- Arrival Airport: Lựa chọn sân bay nhập cảnh tương ứng, chẳng hạn như Tân Sơn Nhất (SGN).
- Accommodation Address: Điền đầy đủ địa chỉ lưu trú tại Việt Nam, bao gồm số nhà, tên đường, quận/huyện và tỉnh/thành phố.
Đối với địa chỉ lưu trú, bạn không nên ghi quá chung chung như “Khách sạn ABC” hoặc “Nhà người thân”. Thay vào đó, hãy cung cấp thông tin cụ thể và đầy đủ nhất có thể, chẳng hạn tên khách sạn kèm địa chỉ chi tiết hoặc địa chỉ nhà của người thân tại Việt Nam. Việc khai báo chính xác sẽ giúp quá trình đối chiếu thông tin diễn ra thuận lợi hơn và hạn chế những câu hỏi bổ sung từ cơ quan xuất nhập cảnh trong trường hợp cần xác minh.
Điền đầy đủ thông tin chuyến đi
Bước 6: Kiểm tra và nộp tờ khai (Review & Submit)
Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ được chuyển đến tab Review & Submit để kiểm tra lại thông tin lần cuối trước khi gửi lên hệ thống. Đây là bước quan trọng trong quá trình hoàn thành tờ khai nhập cảnh Việt Nam, bởi mọi dữ liệu đã khai báo sẽ được cơ quan xuất nhập cảnh sử dụng để đối chiếu khi bạn làm thủ tục tại cửa khẩu. Do đó, hãy dành đủ thời gian để rà soát kỹ lưỡng nhằm đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào còn tồn tại trên biểu mẫu. Các thao tác cần thực hiện bao gồm:
- Xác nhận thông tin: Tích chọn ô “I confirm that the information is correct” để xác nhận các thông tin đã khai là chính xác.
- Kiểm tra dữ liệu: Rà soát toàn bộ nội dung trên tờ khai, đặc biệt là họ tên, số hộ chiếu, thông tin visa và ngày nhập cảnh.
- Nộp tờ khai: Nhấn “Submit” để hoàn tất quá trình khai báo.
Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nhấn Nộp
Bước 8: Lưu mã hồ sơ (Result)
Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ hiển thị Declaration Code (Mã hồ sơ) để người dùng lưu lại và sử dụng trong các bước tiếp theo. Đây là thông tin quan trọng, đóng vai trò như mã định danh của hồ sơ khai báo trên hệ thống. Bạn nên chụp màn hình mã hồ sơ ngay sau khi nhận được, đồng thời lưu trên điện thoại hoặc gửi vào email cá nhân để dễ dàng truy cập khi cần thiết trong suốt hành trình nhập cảnh.
Ngoài việc lưu trên thiết bị di động, bạn cũng có thể tải xuống dưới dạng PDF (nếu hệ thống hỗ trợ) hoặc in sẵn một bản giấy để dự phòng. Việc chuẩn bị nhiều phương án lưu trữ sẽ giúp bạn chủ động hơn trong trường hợp điện thoại hết pin, mất kết nối internet hoặc phát sinh sự cố kỹ thuật tại sân bay. Đây là một lưu ý nhỏ nhưng rất hữu ích đối với những người lần đầu thực hiện tờ khai nhập cảnh Việt Nam.
Lưu tờ khai dưới dạng PDF hoặc in ra giấy để xuất trình khi được yêu cầu
Những lưu ý quan trọng khi khai báo tờ khai nhập cảnh Việt Nam
Để quá trình khai báo diễn ra thuận lợi và hạn chế những sự cố không mong muốn, hành khách nên tìm hiểu kỹ các quy định liên quan trước khi thực hiện tờ khai nhập cảnh Việt Nam. Mặc dù hệ thống khai báo trực tuyến được thiết kế khá đơn giản và thân thiện với người dùng, nhưng chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình điền thông tin cũng có thể khiến bạn mất thêm thời gian xử lý tại sân bay hoặc phải thực hiện khai báo lại từ đầu.
- Nên hoàn thành tờ khai trước 1–3 ngày: Hành khách nên thực hiện khai báo từ 1–3 ngày trước thời điểm khởi hành để có đủ thời gian kiểm tra và xử lý nếu phát hiện sai sót. Mặc dù hệ thống vẫn cho phép khai báo sát giờ bay nhưng việc chờ đến phút cuối có thể khiến bạn gặp khó khăn nếu website quá tải, mất kết nối internet hoặc cần bổ sung thông tin.
- Có thể khai báo thay cho người khác: Hệ thống cho phép bạn thực hiện khai báo thay cho người thân hoặc bạn bè. Tuy nhiên, mỗi hành khách phải có một tờ khai nhập cảnh riêng biệt và sử dụng đúng thông tin cá nhân tương ứng.
- Thông tin phải trùng khớp với hộ chiếu và visa: Toàn bộ dữ liệu khai báo, bao gồm họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, số visa hoặc e-visa cần đảm bảo chính xác so với giấy tờ gốc. Chỉ cần sai một ký tự hoặc nhầm lẫn về ngày tháng, bạn có thể phải thực hiện lại quy trình khai báo hoặc mất thêm thời gian làm việc với cán bộ xuất nhập cảnh khi đến Việt Nam.
- Không nhầm lẫn với khai báo tạm trú: Nhiều người thường nhầm giữa tờ khai Pre-arrival và thủ tục khai báo tạm trú tại Việt Nam. Trên thực tế, đây là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau. Tờ khai Pre-arrival được thực hiện trước khi nhập cảnh nhằm phục vụ công tác kiểm soát biên giới, trong khi khai báo tạm trú được thực hiện sau khi đến nơi lưu trú theo quy định hiện hành.
- Chủ động xử lý khi gặp lỗi hệ thống: Trong trường hợp phát hiện thông tin chưa chính xác hoặc cần cập nhật dữ liệu sau khi đã gửi hồ sơ, bạn có thể sử dụng tính năng “Lookup & Update Declaration” trên trang chủ của hệ thống để tra cứu và chỉnh sửa thông tin. Vì vậy, hãy lưu lại mã hồ sơ ngay sau khi nộp thành công để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ những lưu ý trên sẽ giúp bạn hoàn thành tờ khai nhập cảnh Việt Nam một cách nhanh chóng, hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh và đảm bảo quá trình nhập cảnh diễn ra thuận lợi hơn. Đặc biệt, nếu nhập cảnh vào các sân bay đang áp dụng hình thức khai báo điện tử, việc chủ động thực hiện sớm sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi tại cửa khẩu.
Hoàn thành tờ khai trước 1-3 ngày để tránh những sai sót không đáng có
Các câu hỏi thường gặp
Không phải tất cả hành khách đều bắt buộc thực hiện khai báo thẻ nhập cảnh kỹ thuật số (Vietnam Digital Arrival Card). Theo quy định hiện hành, một số đối tượng được miễn khai báo bao gồm công dân Việt Nam sử dụng hộ chiếu Việt Nam và hành khách quá cảnh trong ngày nhưng không thực hiện thủ tục nhập cảnh vào Việt Nam.
Bên cạnh đó, đối với hành khách dưới 18 tuổi, việc khai báo có thể được cha mẹ hoặc người giám hộ thực hiện thay. Tuy nhiên, quy định này có thể được điều chỉnh tùy theo hướng dẫn của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại từng thời điểm. Vì vậy, hành khách nên kiểm tra thông tin mới nhất trước khi khởi hành để đảm bảo tuân thủ đúng yêu cầu.
Nếu phát hiện sai sót trước khi nhập cảnh, bạn có thể truy cập lại cổng thông tin chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Việt Nam để tạo một tờ khai mới mà không cần liên hệ trực tiếp với cơ quan chức năng. Sau khi gửi lại biểu mẫu với thông tin chính xác, hệ thống sẽ cấp một mã QR mới để thay thế hồ sơ cũ.
Trong trường hợp chỉ phát hiện lỗi khi đã đến cửa khẩu, cán bộ kiểm soát xuất nhập cảnh sẽ hướng dẫn bạn thực hiện khai báo lại tại chỗ. Tuy nhiên, việc này có thể khiến thời gian làm thủ tục kéo dài và ảnh hưởng đến kế hoạch di chuyển tiếp theo. Vì vậy, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhấn nút gửi hồ sơ.
Hiện nay, thẻ nhập cảnh kỹ thuật số Việt Nam (Vietnam Digital Arrival Card) được áp dụng bắt buộc chủ yếu đối với hành khách nhập cảnh qua các cửa khẩu hàng không quốc tế. Đối với những trường hợp nhập cảnh bằng đường bộ hoặc đường biển, quy trình khai báo có thể khác nhau tùy theo từng cửa khẩu và hướng dẫn của cơ quan quản lý tại địa phương.
Một số cửa khẩu hiện vẫn sử dụng các mẫu khai báo truyền thống thay vì hình thức trực tuyến. Vì vậy, nếu dự định nhập cảnh bằng đường bộ hoặc đường biển, bạn nên liên hệ trước với đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh tại cửa khẩu để xác nhận yêu cầu cụ thể trước khi khởi hành.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hoàn thành tờ khai nhập cảnh Việt Nam một cách nhanh chóng và hạn chế những vướng mắc không cần thiết khi làm thủ tục tại cửa khẩu. Nếu bạn cần tư vấn về visa Việt Nam, e-visa hoặc các thủ tục liên quan đến nhập cảnh, hãy liên hệ ngay với Visalinks qua hotline 0933 094 119 – 0901 383 116 để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ nhanh chóng và tận tình.