Việc xin visa công tác Nhật Bản sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nếu bạn nắm rõ quy trình và biết cách chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn do thiếu thông tin và chưa hiểu rõ yêu cầu từ phía Đại sứ quán/Lãnh sự quán. Chính vì vậy, Visalinks sẽ chia sẻ kinh nghiệm xin visa công tác Nhật Bản chi tiết từ A-Z trong bài viết dưới đây để giúp bạn tránh các sai sót thường gặp và nâng cao tỷ lệ đậu visa ngay từ lần đầu tiên.
Visa công tác Nhật Bản là gì?
Visa công tác Nhật Bản (hay còn gọi là visa thương mại Nhật Bản) là loại giấy tờ được cấp cho công dân nước ngoài cho phép họ nhập cảnh vào quốc gia này để tham gia các hoạt động như hội nghị, đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại,…Visa này cho phép đương đơn lưu trú tại Nhật Bản tối đa 15 ngày trong thời hạn 90 ngày, đủ để hoàn thành các công việc liên quan đến công vụ.
Đối với những du khách đã từng đến Nhật Bản du lịch, công tác trong 3 năm liên tiếp gần nhất và sở hữu visa của các quốc gia phát triển như Anh, Mỹ, Úc, visa Schengen,…cùng với nguồn tài chính ổn định, bạn sẽ có cơ hội được xem xét cấp visa nhập cảnh Nhật Bản nhiều lần, với thời hạn lưu trú tối đa là 30 ngày trong thời hạn 1đến 5 năm.
Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản
Đương đơn cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu dưới đây khi xin visa thương mại Nhật Bản để được phép công tác tại quốc gia này:
- Người xin visa phải có hộ chiếu hợp lệ và cam kết trở về quốc gia của mình sau khi kết thúc chuyến công tác tại Nhật Bản.
- Tất cả các giấy tờ nộp cho cơ quan lãnh sự phải đảm bảo tính chính xác và trung thực.
- Các hoạt động, tình trạng cư trú, địa điểm và thời gian lưu trú của người xin visa tại Nhật Bản phải tuân thủ các quy định về loại hình cư trú và thời gian lưu trú theo Luật Xuất nhập cảnh.
- Người xin visa không được thuộc các trường hợp bị từ chối cấp thị thực theo Điều 5 Khoản 1 của Luật Xuất nhập cảnh.
Các loại visa công tác Nhật Bản có thể bạn chưa biết
Visa thương mại Nhật Bản nhập cảnh một lần – Single Entry
- Đối tượng cấp: Công dân nước ngoài có nhu cầu sang Nhật Bản với mục đích công tác, hội nghị, ký kết hợp đồng,…
- Thời hạn hiệu lực: 90 ngày
- Thời gian lưu trú tối đa: 15 ngày cho mỗi lần nhập cảnh
Visa thương mại Nhật Bản nhập cảnh nhiều lần – Multiple Entry
- Đối tượng cấp: Nhân viên chính thức của các công ty Nhật Bản và là thành viên của Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản, cùng vợ/chồng, con cái và bố mẹ (bao gồm cả bố mẹ vợ/chồng) của nhân viên đó.
- Thời hạn hiệu lực: 01 năm, 03 năm, 05 năm hoặc 10 năm.
- Thời gian lưu trú: 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày.
Lưu ý: Từ lần thứ hai trở đi, visa thương mại nhiều lần có thể được sử dụng cho các mục đích khác ngoài công tác như thăm bạn bè, người quen hoặc du lịch.
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản gồm những giấy tờ nào?
Để xin visa công tác Nhật Bản, người có nhu cầu cần chuẩn bị và sắp xếp đầy đủ bộ hồ sơ theo đúng thứ tự quy định, sau đó nộp trực tiếp tại cửa sổ Lãnh sự hoặc thông qua Đại lý được Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản ủy thác (trường hợp nộp qua đại lý sẽ phát sinh thêm phí dịch vụ).
Toàn bộ hồ sơ phải sử dụng địa chỉ hành chính mới sau khi sáp nhập. Trong trường hợp thông tin địa chỉ không chính xác hoặc chưa cập nhật, hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận ngay từ đầu.
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản 1 lần
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản 1 lần được chia theo từng nhóm giấy tờ cụ thể, tùy thuộc vào việc ai là người chi trả chi phí chuyến đi.
Tài liệu người xin visa cần chuẩn bị
- Bản gốc hộ chiếu còn hiệu lực theo quy định.
- Tờ khai xin visa Nhật Bản mới nhất, dán sẵn ảnh thẻ kích thước 4.5cm × 3.5cm
- Bản gốc giấy xác nhận đang công tác, trong đó ghi rõ thời gian làm việc, vị trí công tác và mức lương.
- Tài liệu chứng minh khả năng chi trả chi phí cho chuyến đi: Nộp 1 trong các giấy tờ sau (bản gốc)
- Bản gốc giấy xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình bay, trong đó thể hiện rõ ngày đi, ngày về, thời gian bay, họ tên hành khách, điểm xuất phát và điểm đến
Tài liệu phía người mời bên Nhật cần chuẩn bị:
- Thư mời (bản gốc)
- Phần mục đích nhập cảnh cần ghi rõ hoạt động cụ thể tại Nhật Bản, không ghi chung chung như “trao đổi ý kiến”
- Nếu có từ 2 người trở lên cùng xin visa, cần đính kèm danh sách người xin visa
- Trường hợp nộp kèm hợp đồng hợp tác, tài liệu hội nghị hoặc giấy tờ thể hiện nội dung giao dịch thì vẫn được chấp nhận
- Bản gốc lịch trình dự định
- Bắt buộc do phía mời bên Nhật lập
- Nếu Đại sứ quán xác định lịch trình do người xin visa soạn, hồ sơ sẽ bị từ chối cấp visa
- Phải ghi rõ ngày nhập cảnh, ngày về nước
- Nếu đã có kế hoạch bay, cần ghi đầy đủ tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh
- Lịch trình cần thể hiện theo từng ngày; trường hợp hoạt động kéo dài liên tục có thể ghi “từ ngày… đến ngày…”
- Không được ghi chung chung “ngày nghỉ” hay “hoạt động tự do” vào cuối tuần, mà cần ghi rõ địa điểm, nội dung hoạt động và nơi lưu trú (tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại nếu có).
Tài liệu phía người mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm nếu là bên chi trả chi phí
- Bản gốc giấy chứng nhận bảo lãnh
- Tài liệu giải thích khái quát về công ty, tổ chức bên Nhật: Nộp 1 trong các giấy tờ sau (bản gốc)
- Bản sao đăng ký pháp nhân
- Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (trường hợp chưa đăng ký pháp nhân)
- Giấy xác nhận đang công tác (áp dụng với trường hợp cá nhân là giáo sư đại học mời)
- Trường hợp công ty phía Nhật đã niêm yết trên sàn chứng khoán, có thể thay thế bằng bản sao báo cáo theo quý “shikiho”
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần
Ngoài việc đáp ứng các điều kiện chung của Multiple Visa Nhật Bản, người xin visa công tác nhiều lần cần thỏa mãn thêm các điều kiện riêng theo từng diện áp dụng.
Diện C
Áp dụng cho các đối tượng sau:
- Nhân viên chính thức trong công ty nhà nước
- Nhân viên chính thức trong công ty niêm yết trên sàn chứng khoán (bao gồm cả tại nước hoặc khu vực thứ ba)
- Nhân viên chính thức của công ty có vốn Nhật Bản, là thành viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại các tỉnh, thành phố thuộc phạm vi quản lý của Đại sứ quán Nhật Bản, đồng thời có cơ sở kinh doanh hoặc địa chỉ liên hệ tại Nhật Bản
- Người có chức vụ đã từng đi Nhật Bản với mục đích thương mại trong vòng 3 năm gần nhất và từng nhiều lần đi các nước G7 với mục đích lưu trú ngắn hạn (không bao gồm Nhật Bản)
- Người có chức vụ đã từng đi Nhật Bản với mục đích thương mại từ 3 lần trở lên trong vòng 3 năm gần đây
Diện D
Áp dụng cho vợ, chồng, con hoặc bố mẹ (bao gồm cả bố mẹ của vợ hoặc chồng) của các đối tượng thuộc diện C nêu trên.
Nhìn chung, hồ sơ xin visa Nhật Bản diện thăm thân thường được đánh giá khá kỹ, đặc biệt là các giấy tờ chứng minh mối quan hệ, thư mời và năng lực tài chính của người bảo lãnh. Việc chuẩn bị đầy đủ, thống nhất thông tin giữa hai bên sẽ giúp hồ sơ rõ ràng hơn và tăng khả năng được cấp visa ngay từ lần nộp đầu tiên.
Lệ phí xin visa Nhật Bản công tác là bao nhiêu?
Phí đại sứ quán
- Visa Nhật Bản nhập cảnh 1 lần: 520.000 VNĐ
- Visa Nhật Bản nhập cảnh nhiều lần: 1.030.000 VNĐ
Phí dịch vụ VFS Global
Loại phí này được VFS Global thu trực tiếp với mức phí là 200.000 VNĐ/mỗi đương đơn khi nộp hồ sơ xin visa thương mại Nhật Bản.
Phí dịch vụ hỗ trợ (nếu sử dụng dịch vụ của VFS Global)
- Chuyển phát nhanh kết quả visa trong Thành phố Hồ Chí Minh/Hà Nội: 35.000 VNĐ
- Chuyển phát nhanh kết quả visa ngoài Thành phố Hồ Chí Minh/Hà Nội: 65.000 VNĐ
- Cập nhật tình trạng hồ sơ qua tin nhắn SMS: 65.000 VNĐ
- Dịch vụ chụp hình: 65.000 VNĐ
- Dịch vụ photo giấy tờ: 3.000 VNĐ
- Dịch vụ in ấn: 15.000 VNĐ
Như vậy, tổng chi phí để xin visa thương mại Nhật Bản thường dao động khoảng 2.000.000 VNĐ/người. Đây là mức phí khá hợp lý so với nhiều quốc gia khác. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xin thị thực thì có thể tham khảo dịch vụ làm visa Nhật Bản nhanh chóng, giá rẻ tại Visalinks, nơi cam kết mức phí trọn gói mà không phát sinh thêm chi phí.
Nộp hồ sơ xin visa Nhật Bản công tác ở đâu?
Tùy vào mục đích nhập cảnh và hình thức nộp hồ sơ, bạn sẽ phải xin visa công tác Nhật Bản tại các địa điểm khác nhau. Cụ thể như sau:
- Nếu bạn xin visa theo đoàn của công ty, hồ sơ sẽ được nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản hoặc qua đơn vị tiếp nhận hồ sơ ủy thác VFS Global.
- Nếu bạn xin visa công tác Nhật Bản theo diện cá nhân, bạn chỉ được nộp hồ sơ tại Trung tâm tiếp nhận thị thực (VFS Global).
Lưu ý: Đại sứ quán Nhật Bản và VFS Global tại Hà Nội chỉ tiếp nhận hồ sơ của các đương đơn có hộ khẩu từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc. Những đương đơn có hộ khẩu hoặc sinh sống từ Đắk Lắk trở vào phía Nam phải nộp hồ sơ tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản hoặc VFS Global tại TP. Hồ Chí Minh.
Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản gồm những bước nào?
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đương đơn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của ĐSQ/LSQ Nhật Bản. Ngoài ra, bạn không được giả mạo hồ sơ hay giấy tờ và cần đảm bảo tính trung thực, điều này sẽ giúp tăng cơ hội đậu visa công tác Nhật Bản. Bạn có thể tham khảo danh sách hồ sơ yêu cầu tại đây.
Bước 2: Đặt lịch hẹn
Bạn cần phải đặt lịch hẹn tại các địa điểm xét duyệt hồ sơ xin thị thực trước khi đến nộp trực tiếp, bao gồm Đại sứ quán Nhật Bản, Tổng lãnh sự quán hoặc trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Sau khi đặt lịch hẹn, bạn sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại một trong những địa điểm xét duyệt visa công tác Nhật Bản ở trên.
Bước 4: Thanh toán lệ phí visa
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, bạn sẽ phải thanh toán lệ phí xin thị thực. Nếu nộp tại đơn vị ủy thác (VFS Global), lệ phí sẽ được thu ngay khi nộp hồ sơ. Nếu nộp tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán, lệ phí sẽ được nộp khi có kết quả visa.
Bước 5: Nhận kết quả
Cuối cùng, sau khi được thông báo kết quả, bạn có thể đến nhận lại hộ chiếu tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán hoặc tại trung tâm tiếp nhận thị thực Nhật Bản (VFS Global).
Quy trình xin visa Nhật Bản tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi người nộp hồ sơ phải tuân thủ đúng trình tự, chuẩn bị giấy tờ chính xác và nộp tại đúng cơ quan tiếp nhận theo khu vực cư trú. Chỉ cần sai sót nhỏ về thông tin hoặc thiếu giấy tờ quan trọng cũng có thể khiến hồ sơ bị kéo dài thời gian xét duyệt.
Thời gian làm visa đi công tác Nhật Bản mất bao lâu?
Đương đơn hoàn tất thủ tục đăng ký sẽ cần ít nhất 15 ngày làm việc để được xét duyệt và cấp visa thương mại Nhật Bản (hoặc tối thiểu 10 ngày làm việc nếu nộp qua đại lý được ủy quyền). Đại sứ quán Nhật Bản sẽ không thể cấp thị thực sớm trừ khi có lý do nhân đạo đặc biệt.
Một số lưu ý cần biết khi xin visa công tác Nhật Bản
Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ và tư vấn thủ tục xin visa công tác Nhật Bản, Visalinks xin chia sẻ một số lưu ý quan trọng để giúp bạn nâng cao tỷ lệ đậu thị thực.
- Hồ sơ thiếu hoặc thông tin không chính xác sẽ khiến hồ sơ xin visa của bạn bị đánh trượt. Chính vì vậy, bạn cần kiểm tra kỹ từng giấy tờ trước khi nộp.
- Một số hồ sơ có thể cần vài tuần để xử lý do lượng hồ sơ dự kiến nộp lớn và số lượng visa đi Nhật Bản bị hạn chế. Bạn nên lên kế hoạch nộp hồ sơ sớm để tránh tình trạng chậm trễ.
- Tất cả giấy tờ trong hồ sơ phải được cấp trong vòng 3 tháng tính từ ngày nộp, trừ các giấy tờ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực.
- Hồ sơ đã nộp cho Đại sứ quán sẽ không được trả lại. Chính vì vậy, bạn nên sao lưu các tài liệu cần thiết và nộp kèm theo bản photocopy của các giấy tờ quan trọng.
Trượt visa công tác Nhật Bản bao lâu xin lại được?
Sau khi bị trượt visa công tác Nhật Bản, đương đơn bắt buộc phải chờ tối thiểu 6 tháng (tính từ ngày nhận kết quả bị từ chối) mới được nộp lại hồ sơ xin visa với cùng mục đích nhập cảnh. Đây là quy định chung do Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản áp dụng nhằm đảm bảo người xin visa có đủ thời gian rà soát, điều chỉnh và khắc phục các vấn đề tồn tại trong hồ sơ trước đó.
Trong trường hợp đương đơn có nhu cầu xin visa với mục đích khác (không phải công tác), thời gian chờ có thể ngắn hơn, khoảng 3 tháng, tuy nhiên điều kiện bắt buộc là hồ sơ mới phải chứng minh được rằng những lý do dẫn đến việc trượt visa công tác Nhật Bản trước đây đã được xử lý triệt để. Với các trường hợp đặc biệt mang tính nhân đạo hoặc phát sinh tình huống cấp bách, đương đơn nên chủ động liên hệ trực tiếp Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản để được hướng dẫn cụ thể.
Làm gì để tăng khả năng đậu visa công tác Nhật Bản ở lần nộp lại?
Việc nộp lại hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản sau khi bị từ chối cần được chuẩn bị cẩn trọng hơn rất nhiều so với lần đầu. Để nâng cao tỷ lệ được cấp visa, bạn nên lưu ý các điểm sau:
- Xác định rõ lý do bị từ chối visa: Mặc dù phía Nhật Bản không công bố chi tiết nguyên nhân trượt visa, nhưng các lý do thường gặp bao gồm hồ sơ tài chính chưa đủ thuyết phục, giấy tờ chưa đầy đủ hoặc thiếu tính nhất quán, lịch trình công tác chưa hợp lý hoặc mục đích nhập cảnh chưa được trình bày rõ ràng. Việc tự rà soát lại toàn bộ hồ sơ cũ là bước quan trọng để tránh lặp lại sai sót.
- Cải thiện và bổ sung hồ sơ: Ở lần nộp lại, đương đơn cần bổ sung các giấy tờ có giá trị chứng minh cao hơn, chẳng hạn như hợp đồng lao động rõ ràng, giấy xác nhận công tác đầy đủ thông tin, sổ tiết kiệm với nguồn tiền minh bạch hoặc lịch trình công tác chi tiết và logic hơn so với trước.
- Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và trung thực hơn: Toàn bộ thông tin trong hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản cần đảm bảo tính chính xác, nhất quán và trung thực tuyệt đối. Việc thể hiện rõ mục đích chuyến đi, mối quan hệ với phía mời tại Nhật Bản và kế hoạch quay về Việt Nam sau khi kết thúc công tác sẽ giúp hồ sơ trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt cơ quan xét duyệt.
Nhìn chung, việc trượt visa công tác Nhật Bản không có nghĩa là bạn đã đánh mất cơ hội xin visa trong những lần sau. Khi người nộp hồ sơ nắm rõ quy định về thời gian được phép nộp lại, xác định đúng các nguyên nhân dẫn đến việc bị từ chối và chủ động chuẩn bị hồ sơ chỉn chu hơn, khả năng được xét duyệt và cấp visa trong lần tiếp theo vẫn hoàn toàn khả thi.
Lời kết
Visalinks hy vọng những thông tin trong bài viết trên về visa công tác Nhật Bản sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và các yêu cầu khi xin thị thực này. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật Bản thì đừng ngần ngại liên hệ với Visalinks qua Hotline 0933 094 119 – 0901 383 116 để được hỗ trợ một cách tận tình và nhanh chóng nhé.
Đội ngũ tư vấn Visalinks là thương hiệu thuộc 
Trang thông tin:
– Trang web chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itprtop_vi/index.html
– Trang web chính thức của Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam: https://www.hcmcgj.vn.emb-japan.go.jp/itprtop_vi/index.html
