Tờ khai xin cấp visa đi Đức là một trong những giấy tờ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ đậu thị thực của bạn. Dù thao tác điền tờ khai không quá phức tạp, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc mất thêm thời gian chỉnh sửa. Hiểu được những áp lực này, bài viết dưới đây của Visalinks sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và bám sát quy định mới nhất để giúp bạn tự tin chuẩn bị hồ sơ nhanh gọn và hạn chế những rủi ro không đáng có.
Điền tờ khai xin cấp visa đi Đức như thế nào?
Để hoàn thiện tờ khai xin visa Đức đúng chuẩn, bạn cần khai báo đầy đủ, chính xác và trùng khớp với toàn bộ giấy tờ kèm theo. Đây là bước quan trọng quyết định việc cơ quan thẩm quyền Đức có xét duyệt hồ sơ xin visa của bạn hay không. Dưới đây là những thông tin bạn nên nắm rõ trước khi bắt đầu điền tờ khai.
Tờ khai xin cấp visa đi Đức là gì?
Tờ khai xin cấp visa đi Đức là là văn bản pháp lý quan trọng, thể hiện rõ nguyện vọng và mục đích xin thị thực của đương đơn gửi tới cơ quan lãnh sự Đức. Thông tin trong tờ khai thường được chia thành 5 mục chính sau:
- Personal Details – Thông tin cá nhân
- Contact Data – Thông tin liên lạc
- Documents – Danh mục giấy tờ chứng minh
- Travel Data – Thông tin chuyến đi
- Assumption of Costs – Cam kết chi trả chi phí
Tất cả giấy tờ kèm theo như hộ chiếu, thư mời, vé máy bay,… đều chỉ đóng vai trò chứng minh các thông tin bạn đã điền trong tờ khai là đúng và nhất quán. Chính vì vậy, hãy kiểm tra kỹ lưỡng từng mục, điền đầy đủ, chính xác để tránh những sai sót không đáng có. Nếu là lần đầu xin visa Đức, bạn nên tham khảo hướng dẫn chi tiết hoặc nhờ đơn vị tư vấn uy tín hỗ trợ chuẩn bị đơn xin cấp visa đi Đức chính xác ngay từ đầu.
Tờ khai xin cấp visa Đức
Hướng dẫn chi tiết cách đặt lịch hẹn xin visa Đức
Để điền tờ khai xin cấp visa đi Đức chính xác và đầy đủ, bạn cần thực hiện lần lượt theo các bước dưới đây.
Bước 1: Điền Thông tin cá nhân – Personal Details
- Họ, Họ khai sinh (nếu có), Tên: Điền chính xác như trên giấy khai sinh, được dùng các ký tự đặc biệt nhưng không được dùng chữ số.
- Ngày tháng năm sinh: Ghi theo định dạng dd.mm.yyyy. Nếu không rõ ngày tháng, có thể để 00.00 nhưng bắt buộc phải ghi năm sinh.
- Nơi sinh, Quốc gia sinh, Giới tính, Tình trạng hôn nhân, Quốc tịch hiện nay, Quốc tịch gốc (nếu có): Điền đúng như giấy tờ tùy thân.
Cung cấp thông tin cá nhân
- Quyền tự do đi lại: Nếu bạn là thân nhân của công dân EU, khối Kinh tế Châu Âu hoặc Thụy Sỹ, có thể chọn “Có” và không cần khai thêm nghề nghiệp, nguồn tài chính. Tuy nhiên, bạn phải cung cấp thêm giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa hai bên.
- Thông tin công dân EU/EEA/Thụy Sỹ: Ghi rõ mối quan hệ (vợ/chồng, con, bố mẹ, ông bà…), họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số giấy thông hành/chứng minh thư.
Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu
- Nếu không thuộc nhóm trên, bạn phải khai nghề nghiệp hiện tại kèm đầy đủ thông tin về công ty hoặc trường học, bao gồm: tên đơn vị, số điện thoại, tên đường, số nhà, chi tiết địa chỉ, mã bưu chính, thành phố/xã và quốc gia.
Cung cấp thông tin về nghề nghiệp hiện tại
Bước 2: Điền Thông tin liên lạc – Contact Data
- Địa chỉ cư trú: Ghi rõ tên đường, số nhà, thông tin bổ sung (nếu có), mã bưu chính, thành phố/xã, quốc gia nơi bạn đang sinh sống.
- Số điện thoại, Email: Cập nhật số điện thoại và email bạn đang sử dụng.
- Nếu nơi cư trú khác quốc tịch, bạn phải cung cấp thêm: Loại giấy phép lưu trú, số giấy phép và ngày hết hạn.
Điền đầy đủ thông tin liên lạc
Bước 3: Điền Giấy tờ – Documents
- Loại giấy thông hành: Chọn loại phù hợp (hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ, ngoại giao…).
- Số giấy thông hành, số định danh (nếu có), ngày cấp, ngày hết hạn, quốc gia cấp, cơ quan cấp, nơi cấp: Điền đúng như trên hộ chiếu.
- Dữ liệu sinh trắc học: Nếu từng lấy dấu vân tay khi xin visa Schengen, tích “Có” và điền ngày cụ thể.
Giấy tờ căn cước và thông hành
Bước 4: Điền Thông tin chuyến đi – Travel Data
- Mục đích chuyến đi: Chọn mục đích chính xác như du lịch, công tác, thăm thân, quá cảnh, điều trị y tế. Nếu có mục đích khác, bạn cần ghi rõ ràng.
- Nước nhập cảnh đầu tiên, điểm đến chính: Điền tên quốc gia Schengen đầu tiên bạn nhập cảnh và quốc gia bạn dự định lưu trú lâu nhất.
- Số lần nhập cảnh: Xác định số lần nhập cảnh mong muốn là một lần, hai lần hay nhiều lần.
- Ngày dự kiến nhập và xuất cảnh: Ghi cụ thể ngày nhập cảnh và ngày rời khỏi khối Schengen, đồng thời kiểm tra hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 3 tháng sau ngày xuất cảnh cuối cùng.
- Thời gian lưu trú: Ghi rõ số ngày bạn dự kiến ở lại.
- Visa Schengen trong 3 năm gần đây: Nếu từng được cấp, hãy ghi chính xác thời gian hiệu lực của visa trước.
- Giấy phép nhập cảnh nước cuối cùng (nếu có): Điền đầy đủ các thông tin liên quan.
- Đối tượng liên hệ: Điền đầy đủ thông tin người mời, công ty/tổ chức mời hoặc nơi lưu trú như khách sạn, tùy theo trường hợp cụ thể.
Thông tin về chuyến đi
Bước 5: Điền Thông tin chi trả chi phí – Assumption of Costs
- Xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm thanh toán chi phí chuyến đi và lựa chọn hình thức chi trả phù hợp.
- Trường hợp người chi trả không phải người mời, bạn cần bổ sung đầy đủ thông tin về người chi trả, bao gồm họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.
Hình thức chi trả các chi phí sinh hoạt
Làm sao tải tờ khai xin cấp visa Đức mới nhất 2025?
Tờ khai xin cấp visa đi Đức hiện nay được thực hiện hoàn toàn trực tuyến trên hệ thống chính thức của Bộ Ngoại giao Đức, giúp đương đơn tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót khi khai thông tin. Để bắt đầu, bạn chỉ cần truy cập vào đường link https://videx.diplo.de/videx/visum-erfassung/videx-kurzfristiger-aufenthalt, sau đó thực hiện từng bước khai báo theo mẫu hướng dẫn.
Ngay sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động tạo tờ khai xin cấp visa Đức dưới dạng file PDF. Bạn chỉ cần tải file này về máy, in ra giấy, kiểm tra lại thông tin một lần nữa để chắc chắn không có lỗi chính tả hay sai lệch so với giấy tờ gốc. Tiếp theo, hãy ký tên, dán ảnh đúng quy định và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ gốc kèm theo để nộp cùng tờ khai tại Trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global.
Truy cập đường link để tải mẫu tờ khai xin visa
Mẫu tờ khai xin visa Đức có thể điền bằng tiếng Việt không?
Khi điền tờ khai xin cấp visa đi Đức, bạn bắt buộc phải khai báo toàn bộ thông tin bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức, tuyệt đối không sử dụng tiếng Việt hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác. Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo cơ quan lãnh sự Đức dễ dàng tiếp nhận, đối chiếu thông tin và xử lý hồ sơ một cách nhanh chóng, minh bạch. Vì vậy, trước khi bắt đầu điền đơn xin visa Đức, bạn nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ gốc, tra cứu trước các từ chuyên ngành để tránh sai sót hoặc dùng từ không chính xác.
Khi điền tờ khai xin visa Đức cần chuẩn bị giấy tờ gì?
Để điền tờ khai xin cấp visa đi Đức một cách đầy đủ, bạn cần chuẩn bị trước bộ hồ sơ xin thị thực quốc gia Đức với thông tin rõ ràng, nhất quán. Tùy theo mục đích nhập cảnh và loại visa, danh mục giấy tờ có thể thay đổi. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm những giấy tờ quan trọng dưới đây:
- Mẫu đơn xin cấp visa đi Đức.
- 02 ảnh thẻ kích thước 5 x 4.5 cm, chụp nền sáng, không đeo kính, không đội mũ.
- Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng, kèm theo hộ chiếu cũ (nếu có).
- Giấy tờ chứng minh công việc: Hợp đồng lao động, bảng lương 3 tháng gần nhất, sao kê tài khoản lương, sổ bảo hiểm xã hội,…
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu bạn là chủ doanh nghiệp) kèm báo cáo thuế 3 tháng gần nhất.
- Giấy tờ chứng minh tài chính: Sao kê tài khoản ngân hàng, sổ tiết kiệm, sổ nhà đất, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản như cổ phiếu, trái phiếu.
- Căn cước công dân bản gốc và bản photo.
- Giấy khai sinh bản sao.
- Giấy xác nhận cư trú do công an địa phương cấp.
- Xác nhận vé máy bay khứ hồi và đặt phòng khách sạn tại Đức.
- Bảo hiểm y tế du lịch với mức tối thiểu 30.000 EUR.
Trọn bộ giấy tờ cần chuẩn bị trước khi điền tờ khai
Có được điền tờ khai visa Đức hộ cho người khác không?
Câu trả lời là KHÔNG. Theo quy định của cơ quan lãnh sự, người xin visa bắt buộc phải tự điền và ký tên vào tờ khai xin cấp visa đi Đức để cam kết toàn bộ thông tin khai báo là chính xác, trung thực và phản ánh đúng mục đích chuyến đi. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể:
- Trẻ em dưới 18 tuổi: Cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp có quyền điền tờ khai và ký thay cho trẻ.
- Người già yếu, bệnh tật: Nếu sức khỏe không cho phép tự khai báo, người thân có thể hỗ trợ điền tờ khai, nhưng vẫn phải có chữ ký xác nhận của người xin visa.
Lưu ý: Tuyệt đối không giả mạo chữ ký hoặc nhờ người khác ký thay nếu không thuộc các trường hợp được phép. Hành vi này không chỉ khiến tờ khai visa Đức bị từ chối mà còn gây ra những rắc rối pháp lý nghiêm trọng. Vì vậy, hãy đảm bảo tờ khai được điền đầy đủ, trung thực và ký đúng quy định.
Đương đơn cần trực tiếp điền đơn và ký tên
Những lỗi thường gặp khi điền tờ khai xin cấp visa Đức là gì?
Khi tự điền tờ khai xin visa đi Đức, nhiều đương đơn dễ mắc phải những lỗi nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến kết quả xét duyệt hồ sơ. Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà bạn cần tránh:
- Bỏ sót ô bắt buộc: Tất cả các ô có dấu * trên tờ khai xin visa Đức đều bắt buộc phải điền đầy đủ. Những ô không có dấu * thì bạn có thể để trống nếu thông tin không phù hợp.
- Sử dụng sai ngôn ngữ: Toàn bộ thông tin trong đơn bắt buộc phải điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức, tuyệt đối không được dùng tiếng Việt hoặc các ngôn ngữ khác.
- Thông tin không nhất quán: Tất cả thông tin trong tờ khai xin cấp visa đi Đức phải trùng khớp với các giấy tờ liên quan như hộ chiếu, căn cước công dân. Việc sai lệch thông tin có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
- Viết tay, gạch xóa: Tuyệt đối không viết tay, chỉnh sửa hay gạch xoá trên tờ khai đã in (ngoại trừ phần chữ ký). Nếu có sai sót, bạn nên khai lại từ đầu để đảm bảo tính chính xác.
- In ấn sai quy cách: Tờ khai bắt buộc phải in khổ A4, đầy đủ các trang trên giấy trắng. Đặc biệt, trang mã hồ sơ bắt buộc in đen trắng với độ nét cao.
- Ảnh không đúng chuẩn: Ảnh thẻ phải đúng quy chuẩn ICAO và được dán đúng vị trí quy định trên đơn xin visa Đức.
Tránh những sai sót không đáng có để tăng tỷ lệ đậu visa
Sau khi điền tờ khai xin visa Đức thì nộp ở đâu?
Sau khi hoàn thành tờ khai xin visa Đức, bạn bắt buộc phải đặt lịch hẹn và nộp trực tiếp tại Trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global – đơn vị được Đại sứ quán/Lãnh sự quán Đức ủy quyền tiếp nhận hồ sơ xin visa. Việc đặt lịch trước sẽ giúp bạn chủ động sắp xếp thời gian, tránh mất công chờ đợi hoặc bị từ chối tiếp nhận do chưa có lịch hẹn.
Tham khảo Hướng dẫn cách đặt lịch hẹn xin visa Đức 2025 để nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu.
Điền sai tờ khai visa Đức thì sửa lại như thế nào?
Nếu lỡ điền sai đơn xin cấp visa đi Đức, bạn tuyệt đối không được tự ý chỉnh sửa trực tiếp trên bản in hoặc gạch xóa, viết tay. Thay vào đó, bạn cần truy cập hệ thống khai đơn trực tuyến, điền lại thông tin chính xác, sau đó tải về và in tờ khai mới. Trước khi ký tên, dán ảnh, hãy kiểm tra kỹ mọi thông tin để tránh lặp lại sai sót. Cuối cùng, nộp tờ khai xin cấp visa đi Đức mới cùng đầy đủ hồ sơ theo lịch hẹn đã đặt.
Điền tờ khai mới nếu phát hiện sai sót
Visalinks hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi chuẩn bị tờ khai xin cấp visa đi Đức. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn hoặc hỗ trợ trọn gói trong quá trình xin visa Đức, đừng ngần ngại liên hệ Visalinks qua hotline 0933 094 119 – 0901 383 116. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của Visalinks luôn sẵn sàng đồng hành để giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác và tăng tỷ lệ đậu visa cao nhất.
