Mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh & Cách viết chi tiết

Mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh là giấy tờ cần thiết khi công dân có nhu cầu đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác nhận hoặc cung cấp thông tin liên quan đến quá trình xuất cảnh, nhập cảnh của mình. Từ năm 2026, biểu mẫu được áp dụng theo quy định mới, trong đó M03b dành cho người từ đủ 14 tuổi và M04b dành cho người chưa đủ 14 tuổi. Việc sử dụng đúng mẫu, điền chính xác thông tin và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục diễn ra thuận lợi hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tải, điền và nộp mẫu đơn theo quy định hiện hành.

Mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh mới nhất là mẫu nào?

Hiện nay, mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh được phân chia theo độ tuổi của người đề nghị, gồm M03b dành cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và M04b dành cho người chưa đủ 14 tuổi. Việc lựa chọn đúng biểu mẫu ngay từ đầu giúp người dân chuẩn bị hồ sơ phù hợp và hạn chế sai sót khi thực hiện thủ tục.

Mẫu M03b dành cho người từ đủ 14 tuổi trở lên

Mẫu M03b là Đơn đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin dành cho người từ đủ 14 tuổi trở lên. Người có nhu cầu thực hiện thủ tục sẽ tự điền thông tin cá nhân, nội dung thông tin đề nghị xác nhận hoặc cung cấp và ký tên trên đơn. Mẫu này được sử dụng khi công dân muốn đề nghị cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cung cấp hoặc xác nhận thông tin của chính mình trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh.

Khi sử dụng M03b, người làm đơn cần kiểm tra kỹ các thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giấy tờ tùy thân và nội dung đề nghị xác nhận trước khi nộp hồ sơ. Các thông tin cần bảo đảm thống nhất với giấy tờ hợp pháp của người đề nghị để thuận tiện cho quá trình kiểm tra, tiếp nhận. Người dân có thể chuẩn bị mẫu đơn M03b theo biểu mẫu hiện hành trước khi thực hiện thủ tục.

Tải Mẫu M03b dành cho người từ đủ 14 tuổi trở lên TẠI ĐÂY

Mẫu M03b xác nhận thông tin xuất nhập cảnh cho người từ 14 tuổi trở lên

Mẫu M04b dành cho người chưa đủ 14 tuổi

Mẫu M04b là Đơn đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin dành cho người chưa đủ 14 tuổi. Do người chưa đủ 14 tuổi thuộc trường hợp không tự cung cấp thông tin, người đại diện hợp pháp sẽ thực hiện việc khai và ký thay trên đơn. Nội dung trong mẫu cần thể hiện đầy đủ thông tin của người được đại diện và các thông tin cần thiết của người đại diện hợp pháp.

Khi chuẩn bị mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh M04b, người đại diện cần kiểm tra chính xác thông tin của người chưa đủ 14 tuổi và thực hiện việc ký đơn theo đúng quy định. Hồ sơ cũng cần có giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện hợp pháp trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin và giấy tờ liên quan sẽ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ phải bổ sung trong quá trình tiếp nhận.

Tải Mẫu M04b dành cho người chưa đủ 14 tuổi TẠI ĐÂY

Mẫu M04b được sử dụng để đề nghị xác nhận cho người chưa đủ 14 tuổi

Hướng dẫn cách điền mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh

Sau khi chuẩn bị đúng biểu mẫu, người thực hiện cần chú ý đến cách ghi từng mục để yêu cầu xác nhận, cung cấp thông tin được thể hiện chính xác. Mẫu đơn sẽ có các nội dung liên quan đến cơ quan tiếp nhận, dữ liệu cần tra cứu và thời gian cần xác nhận. Bạn nên điền theo đúng thông tin thực tế, đồng thời đối chiếu với giấy tờ liên quan trước khi hoàn thiện đơn.

Đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên

Khi điền mẫu đề nghị xác nhận thông tin xuất nhập cảnh, cần lưu ý những nội dung sau:

• Tên cơ quan đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin: Tại phần này, ghi cụ thể tên cơ quan được đề nghị thực hiện việc xác nhận hoặc cung cấp thông tin liên quan đến xuất nhập cảnh. Người làm đơn có thể đề nghị cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thuận lợi hoặc Công an cấp xã nơi thường trú, tạm trú.
• Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin: Nội dung này chỉ đặt ra khi không thể khai thác được thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Do đó, người điền form cần căn cứ vào tình trạng thông tin thực tế và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để cung cấp dữ liệu phù hợp, tránh tự ý bổ sung những nội dung không cần thiết.
• Số hộ chiếu, giấy thông hành: Ghi đầy đủ số của hộ chiếu hoặc giấy thông hành có thông tin cần được xác nhận, cung cấp. Nếu yêu cầu liên quan đến nhiều giấy tờ, người làm đơn cần ghi rõ từng số tương ứng và kiểm tra lại với giấy tờ thực tế để tránh nhầm lẫn khi cơ quan có thẩm quyền thực hiện tra cứu.
• Khoảng thời gian đề nghị xác nhận: Ghi cụ thể thời gian cần tra cứu, bao gồm ngày, tháng, năm bắt đầu và ngày, tháng, năm kết thúc. Người điền form nên xác định chính xác phạm vi thời gian cần xác nhận thay vì ghi khoảng thời gian không rõ ràng, qua đó giúp nội dung yêu cầu được xác định cụ thể hơn.
• Trường hợp có người đại diện hợp pháp: Nếu người thực hiện thủ tục là người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người đại diện hợp pháp sẽ thực hiện việc khai và ký thay. Hồ sơ phải kèm bản sao giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để chứng minh tư cách đại diện. Nếu không có bản sao, người đại diện nộp bản chụp và xuất trình bản chính để cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu.

Đối với người chưa đủ 14 tuổi

Với người chưa đủ 14 tuổi, việc cung cấp thông tin được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp. Người đại diện cần dựa trên thông tin thực tế của người được đại diện để hoàn thiện các mục trên mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh, đồng thời chuẩn bị giấy tờ liên quan theo yêu cầu. Các nội dung cần được lưu ý như sau:

• Tên cơ quan đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin: Người đại diện ghi tên cơ quan được đề nghị xác nhận hoặc cung cấp thông tin xuất nhập cảnh. Các cơ quan có thể gồm cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thuận lợi hoặc Công an cấp xã nơi thường trú, tạm trú.
• Trường hợp cán bộ không khai thác được thông tin: Việc yêu cầu công dân cung cấp thông tin được thực hiện khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ không khai thác được dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Người đại diện cần thực hiện theo yêu cầu của cán bộ tiếp nhận trong trường hợp này để bảo đảm thông tin cung cấp phục vụ đúng nội dung cần xác nhận.
• Số hộ chiếu, giấy thông hành: Ghi rõ số hộ chiếu hoặc giấy thông hành của người chưa đủ 14 tuổi mà hồ sơ đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin. Trước khi nộp đơn, người đại diện nên đối chiếu số giấy tờ với bản chính để bảo đảm thông tin được ghi chính xác và không xảy ra sai lệch trong quá trình tra cứu.
• Khoảng thời gian cần xác nhận: Ghi rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khoảng thời gian cần xác nhận, trong đó phải thể hiện đầy đủ ngày, tháng và năm. Việc xác định cụ thể khoảng thời gian giúp cơ quan có thẩm quyền khoanh vùng thông tin cần cung cấp và xử lý yêu cầu theo đúng phạm vi mà người đề nghị mong muốn.
• Người đại diện hợp pháp khai và ký: Người đại diện trực tiếp hoàn thiện đơn, ký thay và nộp kèm bản sao giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để chứng minh tư cách đại diện hợp pháp. Nếu không có bản sao, hồ sơ có thể sử dụng bản chụp nhưng người đại diện phải xuất trình bản chính để cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu.

Sau khi điền xong, người thực hiện nên đọc lại toàn bộ nội dung trước khi ký và nộp hồ sơ. Việc kiểm tra lại giúp phát hiện kịp thời những sai sót liên quan đến cơ quan đề nghị xác nhận, số hộ chiếu hoặc giấy thông hành, thời gian cần tra cứu và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện. Một mẫu đơn được điền thông tin rõ ràng, đúng yêu cầu sẽ giúp quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thuận lợi hơn.

Cách điền mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh]

Thủ tục xin cấp mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh

Để thực hiện thủ tục xác nhận, cung cấp thông tin liên quan đến xuất nhập cảnh, người đề nghị cần chuẩn bị mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh đúng với trường hợp của mình và thực hiện theo trình tự quy định. Hồ sơ có thể được nộp bằng nhiều phương thức khác nhau, gồm trực tiếp, trực tuyến hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Trước khi nộp, người thực hiện nên kiểm tra lại biểu mẫu, thông tin đã cung cấp và giấy tờ kèm theo để hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Thành phần hồ sơ cơ bản gồm 01 Đơn đề nghị xác nhận, cung cấp thông tin, được lập theo biểu mẫu tương ứng với độ tuổi của người đề nghị. Mẫu M03b áp dụng cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, còn mẫu M04b áp dụng cho người chưa đủ 14 tuổi. Đây là các biểu mẫu được ban hành kèm theo Nghị định số 184/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ, vì vậy người thực hiện nên sử dụng đúng mẫu hiện hành khi chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Công dân Việt Nam có nhu cầu cung cấp hoặc xác nhận thông tin của bản thân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh có thể lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp. Dù lựa chọn hình thức nào, người đề nghị vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và điền thông tin chính xác theo quy định.

• Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại trụ sở Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh.
• Trực tuyến: Gửi hồ sơ thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
• Qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích đến Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh.

Đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi hoặc người chưa đủ 14 tuổi, đơn đề nghị phải do người đại diện hợp pháp khai và ký thay. Sau khi hồ sơ được nộp, cán bộ quản lý xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra tính pháp lý và nội dung của hồ sơ trước khi quyết định tiếp nhận. Tùy vào tình trạng hồ sơ, người nộp có thể nhận giấy hẹn hoặc được yêu cầu bổ sung thông tin. Kết quả kiểm tra hồ sơ được xử lý theo từng trường hợp:

• Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận cấp giấy hẹn trả kết quả. Nếu nộp trực tuyến, hệ thống Cổng dịch vụ công sẽ thông báo việc tiếp nhận bằng tin nhắn SMS hoặc thư điện tử email.
• Hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ: Cán bộ tiếp nhận hướng dẫn người nộp hoàn chỉnh hồ sơ. Với hồ sơ trực tuyến, hệ thống Cổng dịch vụ công sẽ gửi thông báo qua SMS hoặc email để người nộp bổ sung theo quy định.
• Hồ sơ không đủ điều kiện: Cơ quan tiếp nhận không tiếp nhận hồ sơ, đồng thời trả lời bằng văn bản hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công và nêu rõ lý do.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ được thực hiện từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy hằng tuần, ngoại trừ các ngày Tết và ngày lễ. Người nộp hồ sơ nên chủ động sắp xếp thời gian phù hợp nếu lựa chọn hình thức trực tiếp, đồng thời kiểm tra thông báo trên hệ thống nếu thực hiện thủ tục trực tuyến. Việc theo dõi quá trình tiếp nhận giúp người đề nghị kịp thời bổ sung hồ sơ nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được giải quyết, người đề nghị nhận văn bản trả lời của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh theo phương thức đã lựa chọn khi nộp hồ sơ. Nếu đăng ký nhận trực tiếp, người đề nghị đến đúng cơ quan đã nộp hồ sơ để nhận kết quả. Trường hợp lựa chọn phương thức khác, kết quả sẽ được gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống Cổng dịch vụ công theo quy định.

Quy trình thực hiện thủ tục xác nhận, cung cấp thông tin xuất nhập cảnh

Một số lưu ý khi làm mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh

Khi chuẩn bị ẫu đề nghị xác nhận thông tin xuất nhập cảnh, người thực hiện cần lưu ý một số nội dung sau:

• Sử dụng đúng biểu mẫu: Người đề nghị cần lựa chọn M03b hoặc M04b phù hợp với độ tuổi và trường hợp thực hiện thủ tục. Việc sử dụng biểu mẫu không đúng đối tượng có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc bổ sung trước khi được tiếp nhận.
• Điền thông tin chính xác: Các thông tin trên đơn cần được ghi đầy đủ, thống nhất với giấy tờ hợp pháp của người đề nghị. Đặc biệt, người làm đơn nên kiểm tra kỹ số hộ chiếu, giấy thông hành và các thông tin liên quan trước khi ký để tránh sai lệch trong quá trình tra cứu.
• Kiểm tra giấy tờ kèm theo: Nếu thuộc trường hợp phải chứng minh tư cách đại diện hợp pháp, hồ sơ cần có bản sao giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Trường hợp không có bản sao, người thực hiện có thể nộp bản chụp và mang theo bản chính để cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu.
• Theo dõi thông báo về hồ sơ: Nếu hồ sơ được nộp trực tuyến, người thực hiện cần kiểm tra SMS, email hoặc thông báo trên Cổng dịch vụ công để kịp thời biết tình trạng tiếp nhận và yêu cầu bổ sung nếu có. Trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, người đề nghị nên lưu lại giấy hẹn hoặc thông tin gửi hồ sơ để thuận tiện theo dõi kết quả.

Việc chuẩn bị mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh đúng biểu mẫu, điền đầy đủ và kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp sẽ giúp hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Người đề nghị cũng nên cập nhật biểu mẫu và yêu cầu hồ sơ theo quy định hiện hành để tránh sử dụng thông tin hoặc giấy tờ đã thay đổi.

ALT: Lưu ý khi làm mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh]

Lời kết

Hy vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mẫu đơn xin xác nhận xuất nhập cảnh, cách lựa chọn biểu mẫu phù hợp, cách điền thông tin và trình tự thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành. Nếu trong quá trình chuẩn bị hồ sơ bạn còn gặp khó khăn hoặc chưa rõ về các yêu cầu liên quan, hãy liên hệ với Visalinks qua hotline 0901 383 116 – 0917 607 117 để được tư vấn, giải đáp những vấn đề cần thiết và hỗ trợ bạn chủ động hơn khi thực hiện thủ tục.